Kassen-Nachschau: Wie läuft sie ab? Erhöhen Sie Ihre Erfolgsaussichten!

Morgens halb zehn in Deutschland – doch keine Zeit für eine Pause. Denn gerade betritt ein potenzieller Kunde Ihren Laden. Sie schalten Ihren Focus auf Beratung. Doch dann kommt alles anders:

Guten Tag, Schmitz mein Name. Ich bin vom Finanzamt und möchte bei Ihnen eine Kassen-Nachschau durchführen!

Sie fallen aus allen Wolken. Doch kein potenzieller Kunde. Und ojé, eine Kassen-Nachschau – ob das gut geht?

Um Ihre Chancen zu steigern, dass alles problemlos über die Bühne geht, klären wir hier die wichtigsten Fragen zum Ablauf. Wir empfehlen, den ganzen Artikel zu lesen, es steht jedoch auch eine Zusammenfassung am Ende bereit.

Was ist die Kassen-Nachschau und wozu dient sie?

Die Kassen-Nachschau soll dabei helfen, Kassenmanipulationen einzudämmen. Und so Steuerhinterziehung verhindern. Und sie ist natürlich auch dazu da, sicherzustellen, dass die Kassenführung ordnungsgemäß nach allen gesetzlichen Anforderungen erfolgt.

Dazu haben die Finanzämter seit Anfang des Jahres 2018 die Möglichkeit, die Kassenführung unangekündigt vor Ort zu prüfen (§ 146b Abgabenordnung).

Wichtig: Die Kassen-Nachschau findet außerhalb einer Außenprüfung statt. Allerdings kann eine Kassen-Nachschau in eine Außenprüfung übergehen. Und zwar dann, wenn die Feststellungen während der Kassen-Nachschau dazu Anlass geben.

Die Nachschau kann alle Kassenbesitzer während der Geschäftszeiten treffen (z. B. Einzelhändler, Gastronomiebetriebe, Frisörbetriebe, Taxiunternehmen, etc.). Besonders dann, wenn es bereits in der Vergangenheit Unregelmäßigkeiten gab.

Achtung: theoretisch kann auch außerhalb der Geschäftszeiten eine Kassen-Nachschau stattfinden, sofern im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.  

Bevor sich Prüfer zu erkennen geben, ist davon auszugehen, dass es bereits im Vorfeld Nachforschungen in den Finanzamts-Akten oder sogar Inkognito-Besuche (d. h. Ortsbesuche, Testkauf) gab.

Müssen sich Prüfer ausweisen?

Ja. Wenn die Kassen-Nachschau beginnt, ist der Prüfer verpflichtet, seinen Dienstausweis zu zeigen. Bei Inkognito-Besuchen vorher ist dies nicht notwendig.

Ob die Prüfer weitere Unterlagen vorlegen, liegt im Ermessen des Sachgebietleiters. Das betrifft z. B. ein vom Sachgebietsleiter unterschriebenes Schreiben (z. B. ein Prüfungsauftrag mit Finanzamtssiegel). Oder ein Merkblatt mit Rechten und Pflichten. Das Bundesfinanzministerium (BMF) schreibt dies nicht verbindlich vor. Und genau da liegt der Hase im Pfeffer: Ein Finanzamtsausweis ist nicht fälschungssicher. Seien Sie daher auf der Hut vor Trickbetrügern!

Was also können Sie tun, wenn Ihnen der Beamte keinen schriftlichen Prüfungsantrag vorlegen kann? Dann können Sie, auch generell um auf Nummer Sicher zu gehen, beim jeweiligen Finanzamt anzurufen. Lassen Sie sich versichern, ob es sich um einen echten Prüfer handelt (z. B. mittels der Dienstnummer) – jedenfalls sofern Sie das Finanzamt erreichen können. Recherchieren Sie selber die Telefonnummer – bestenfalls im Vorfeld. Schließlich könnte im Falle eines Trickbetrugs ebenfalls ein Betrüger am anderen Ende der Leitung sitzen, der sich als Finanzbeamter ausgibt. Außerdem wird der Prüfer nicht selber Hand ans Geld anlegen wollen – sondern Sie selber zählen lassen. Es ist sinnvoll, die Prüfung in einem einsehbaren Bereich stattfinden zu lassen. Jedenfalls wenn die Möglichkeit besteht und keine anderen Gründe dagegensprechen.

Gut zu wissen: Strafen oder Bußgelder werden durch die Finanzverwaltung nicht vor Ort erhoben. Werden Sie also misstrauisch, wenn Sie solche vor Ort zahlen sollen.

Dessen ungeachtet, sind Sie, nachdem sich der Amtsträger ausgewiesen hat, zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet.

Was interessiert die Prüfer vor Ort?

Im Wesentlichen wird der Prüfer zuerst nach den Organisationsunterlagen der Kasse (Verfahrensdokumentation) fragen. Es versteht sich von alleine, dass es besser ist, wenn Sie diese aushändigen können. Daher an dieser Stelle die dringende Empfehlung, die Verfahrensdokumentation äußerst wichtig zu nehmen.

Neben physischen Aufzeichnungen, Büchern etc. können Prüfer auch verlangen, dass die Daten ihnen digital, d. h. auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Außerdem ist natürlich auch die Prüfung der Kasse selber vorgesehen. Dies gilt für Registrierkassen, andere elektronische Aufzeichnungssysteme und offene Kassen (z. B. Kellner-Portemonnaie etc.). Ggf. im Zusammenhang mit einem Kassensturz. Dies vor allem dann, wenn berechtigte Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit an der Kassenführung vorliegen. Schließlich möchte der Prüfer sicherstellen, dass Kassendaten nicht nachträglich „geschönt“ wurden.

Merke: Die Kassen-Nachschau erfolgt insbesondere in Betrieben, für die bereits eine Betriebsprüfung vorgesehen ist. Ihr Ziel besteht darin, nachträgliche Manipulationen zu verhindern. Und im Rahmen des Risikomanagements zu prüfen, ob eine Betriebsprüfung gerechtfertigt ist.

Was ist, wenn Sie als Chefin oder Chef nicht vor Ort sind?

Sind Sie als Steuerpflichtiger selbst und auch Ihre gesetzliche Vertretung (§ 34 AO) nicht anwesend, können auch Personen zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau herangezogen werden. Und zwar solche, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen. Sofern diese Personen rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO), dies zu erfüllen, sind sie dazu gesetzlich verpflichtet. Dies sieht das BMF jedenfalls so vor.

Ob es auch in der Praxis so streng ausgelegt wird, oder ob es in einzelnen Bundesländern zum Abbruch der Kassen-Nachschau kommen kann, wenn weder Chef noch Vertretungschef anwesend sind, muss sich im Prüffall zeigen. Doch darauf sollten Sie sich nicht verlassen!

Daher unser Tipp: Unbedingt Einspruch gegen Kassen-Nachschau vor Ort und während der Prüfung einlegen!

Bereiten Sie auch Ihre Mitarbeiter auf die Situation vor. Legen Sie einen vorformulierten Einspruch bereit, der dem Prüfer unbedingt während der Kassen-Nachschau ausgehändigt werden sollte. Die genaue Begründung können Sie später noch nachreichen.

Der Einspruch verhindert zwar weder die Kassen-Nachschau noch schiebt sie diese auf, jedoch haben Sie eine Handhabe, falls sich Problematiken ergeben, die mit einem Einspruch abgewehrt werden können.

Beispiel: eine anwesende Person händigt Unterlagen aus, die nichts mit der Kassen-Nachschau, sondern mit Löhnen zu tun hat.

Was sollten Sie sonst noch wissen?

Ihre Kooperation ist selbstverständlich in einem angemessenen Rahmen nur zu empfehlen. Es gibt nämlich eine Mitwirkungspflicht.

Trotzdem sollten Sie eines wissen: Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich nicht um eine Steuerpfandung. Sie brauchen daher keinen Einblick in Schränke oder Schubladen zu gewähren. Außerdem steht dem Prüfer der Zutritt in private Wohnräumlichkeiten nur dann zu, wenn er dadurch dringende Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung verhindern kann, z. B. die Beseitigung von Beweismaterial verhütet.

Beantworten Sie keine Fragen, die über die Kassen-Nachschau hinaus gehen, z. B. zur Buchführung oder dem Mindestlohn. Briefen Sie unbedingt auch Ihre Mitarbeiter entsprechend!

Es kann sinnvoll sein, sich Notizen über das Gespräch zu machen, einschließlich Datum, Uhrzeit, Name des Prüfers und die besprochenen Themen (für den Fall von späteren möglichen Unstimmigkeiten).

Es versteht sich von selbst, dass eine korrekt abgewickelte Kassenführung der beste Schutz gegen negative Feststellungen und damit verbundenen Nachzahlungen ist.

Was also ist zu tun?

Zusammenfassung Kassennachschau:

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