Fahrtenbuch – Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen

Fahrtenbuch – Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen

Das Fahrtenbuch muss äußerst penibel geführt werden

Mit dem Fahrtenbuch ist es wie mit der TÜV-Untersuchung ihres Autos: Nur wenn alles in Ordnung ist, wird es zugelassen. Bei Unregelmäßigkeiten kann es teuer werden.

Wollen Sie als Selbstständiger oder Angestellter ein Fahrtenbuch führen? Dann geben wir Ihnen im folgenden Artikel wertvolle Tipps aus langjähriger Erfahrung unserer Steuerberatung – damit ihre Chancen auf Anerkennung des Fahrtenbuchs steigen.

Fahrtenbuch
Welche Anforderungen gibt es an das Fahrtenbuch?

Wir klären folgende Fragen:

  1. Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?
  2. Welche (formalen) Anforderungen gibt es an das Fahrtenbuch?
  3. Eintrag Privatfahrten mit Ortsangaben und Namen?
  4. Elektronische bzw. GPS-gestützte Fahrtenbücher?
  5. Fahrtenbuch und Geheimhaltungspflicht bestimmter Berufsgruppen?
  6. Steuerreserve empfehlenswert?
  7. Ist das Fahrtenbuch empfehlenswert?
  8. Unterjähriger Methodenwechsel zwischen Fahrtenbuch und 1%-Regel?
  9. Wann muss ein Fahrtenbuch beim Finanzamt vorgelegt werden?

Wir starten mit einer kleinen Übersicht zum Fahrtenbuch und der 1%-Regelung. Wenn Sie nur an den „harten Fakten“ – also an den Anforderungen an das Fahrtenbuch – interessiert sind, dann überspringen Sie einfach die folgende Infobox:

 

Entscheidungshilfe – Fahrtenbuch oder 1%-Regelung?

Wenn Sie als Selbständiger einen Geschäfts-Pkw nutzen, unterstellt das Finanzamt immer eine Privatnutzung. Ähnliches gilt für Angestellte, die laut Vertrag den Dienstwagen auch privat nutzen dürfen. Die Kosten, die auf die Privatnutzung entfallen, sollen den steuerpflichtigen Gewinn nicht mindern.

Doch wie wird der Privatanteil ermittelt?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Mittels 1%-Regel oder Fahrtenbuch.

Fahrtenbuch

Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen wollen, so notieren Sie alle Fahrten  getrennt nach geschäftlicher und privater Veranlassung mit Kilometerangabe. Am Jahresende kann dann der genaue genaue Anteil der Privatfahrten errechnet werden.

Das Finanzamt und auch die Finanzrechtsprechung stellen hohe Anforderungen an das Fahrtenbuch. Denn das Ziel, dass Kosten für Privatfahrten die Steuerbelastung nicht mindern dürfen, soll unter allen Umständen erreicht werden. Wer nachlässige oder gar falsche Angaben im Fahrtenbuch macht, läuft große Gefahr, dass das Finanzamt die Aufzeichnungen verwirft, also als nicht ausreichend anerkennt.

1-%-Regelung

Wird das Fahrtenbuch als nicht ausreichend anerkannt, ist die häufig sehr unangenehme Folge daraus: Das Finanzamt berechnet den Privatanteil pauschal. Es setzt 1 % des Bruttolistenneupreises Ihres Pkw pro Monat als steuerpflichtigen Privatanteil an. Beträgt der Listenneupreis Ihres Pkw beispielsweise 30.000 €, müssen Sie 300 € im Monat der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer unterwerfen. Je höher der Listenpreis ist, um so höher ist die Steuerbelastung. Jetzt werden Sie vielleicht sagen: ich habe aber mein Auto gebraucht gekauft und lediglich 10.000 € dafür gezahlt. Muss ich trotzdem den Privatanteil nach dem Listenpreis besteuern? Ja, so ist das. Das mag zwar ungerecht sein, aber das Steuerrecht sieht dies so vor – auch in einem neueren Urteil, wie Sie in diesem Artikel über die verfassungsrechtliche Unbedenklichkeit der 1%-Regelung nachlesen können.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem jüngeren Urteil die Anforderungen an das Fahrtenbuch nochmals hochgeschraubt. Der BFH führt aus:

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Geschlossene Form bedeutet: das Fahrtenbuch muss gebunden oder geheftet sein. Loseblattsammlungen werden nicht anerkannt, auch keine mit Tabellenkalkulationsprogrammen erstellte Listen.

Dringende Empfehlung: Kaufen Sie sich ein Fahrtenbuch im Bürohandel.

Das Fahrtenbuch muss enthalten:

  • Datum, Ort bei Fahrtbeginn (auch wenn es Ihr Wohnort oder Ort des Betriebssitzes ist), Fahrtziel (mit Ort und Anschrift; nur Straßennamen reichen nicht aus);
  • den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner mit genauer Ortsangabe (Ort und Straßenname) oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (Anlass der Geschäftsfahrt);
  • bloße Ortsangaben ohne den Anlass der Geschäftsfahrt genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind (Anm. von Steuerberater Jasper: auf diese Unterlagen sollten Sie sich aber nicht verlassen, da es hier immer wieder zu unterschiedlicher Auffassung zwischen Steuerzahler und Finanzamt kommt; besser alles direkt ins Fahrtenbuch schreiben);
  • die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch und zwar vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang;
  • Aufzeichnungen für jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs;
  • bei einheitlichen beruflichen Reisen, die aus mehreren Teilabschnitten bestehen: die Abschnitte können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden; dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind;
  • bei privaten Fahrtunterbrechungen: Ende der Berufsfahrt mit Ortsbezeichnung und Kilometerstand; die Weiterfahrt gilt dann als Privatfahrt.

Quellen: Bundesfinanzhof (BFH) vom 01.03.2012, VI R 33/10 mit weiteren Nachweisen; Finanzgericht (FG) Münster vom 27.04.2012 – 4 K 3589/09 E.

Beratungshinweis von Steuerberater Jasper Köln

Die Anforderungen von Rechtsprechung und Finanzamt sind in der Praxis sehr schwer zu erfüllen. Wenn Sie die pauschale Versteuerung des privaten Nutzungsanteils eines Autos nach der 1%-Regelung vermeiden wollen, müssen Sie das Fahrtenbuch äußerst penibel führen. Besser ein ausführlicher Eintrag als eine Angabe zu wenig.

Beratungshinweise zur Form des Fahrtenbuches

Fahrtenbuch
Keine Loseblattsammlungen erlaubt. Und nehmen Sie das Fahrtenbuch nicht auseinander!

Führen Sie ein geschlossenes (gebunden oder geheftet) Fahrtenbuch; nehmen Sie es nicht aus irgend einem Grund auseinander; Loseblattsammlungen werden nicht anerkannt.

Elektronische Fahrtenbücher als Softwareprogramme sind zugelassen, wenn keine nachträglichen Änderungen möglich sind; sollten sie möglich sein, müssen sie dokumentiert werden und sichtbar sein. Programme sind aber meist unpraktisch, weil sie meist nicht im Auto installiert, sondern auf Ihrem Rechner installiert sind.

GPS-gestützte Fahrtenbücher sind anerkannt und werden wegen mangelnder Manipulationsmöglichkeiten kaum beanstandet; sie sind deshalb so praktisch, weil neben den Kilometerangaben gleichzeitig Startort, Zielort und Straßennamen durch GPS hinterlegt werden.

Denken Sie daran: Auch Privatfahrten müssen notiert werden. Allerdings brauchen Sie weder Ortsangabe noch Namen nennen (soweit sind wir nun doch noch nicht).

Für bestimmte Berufsgruppen gibt es Erleichterungen bei den strengen Aufzeichnungspflichten (z. B. für Ärzte, Taxifahrer, Fahrlehrer, sicherheitsbedrohte Berufsgruppen; Infos hierüber können bei uns erfragt werden)

Steuerreserve als Vorsichtsmaßnahme

Achtung: Sollte bei einer Betriebsprüfung oder bei der jährlichen Veranlagung das Fahrtenbuch verworfen werden, setzt die Finanzverwaltung als Alternative die 1%-Regelung an. Diese kann zu deutlich mehr Steuern führen. Bilden Sie vorsorglich eine Steuerreserve, die pro Jahr je nach persönlichem Steuersatz mind. einen 4-stelligen Betrag umfassen sollte.

Ist das Fahrtenbuch zu empfehlen?

Für mich als Steuerberater stellt sich mittlerweile die Frage, ob ich aufgrund der Höchstanforderungen der Rechtsprechung das Führen eines Fahrtenbuchs überhaupt noch empfehlen kann. Ist Ihnen das Risiko der Fahrtenbuch-Methode zu groß, sollten Sie direkt auf die 1%-Regelung übergehen (sollten Sie allerdings für die Anschaffung des Pkw einen Investitionsabzugsbetrag in Anspruch genommen haben, sind Sie zum Nachweis einer fast ausschließlichen betrieblichen Nutzung an das Fahrtenbuch gebunden). Voraussetzung: Sie müssen für drei Monate an Hand von Aufzeichnungen nachweisen, dass Sie den Pkw zu mehr als 50% betrieblich nutzen. Erstellen Sie hierzu eine Liste mit den berufsbedingten Fahrten und schreiben Sie Kilometer- Anfangsbestand und Endbestand dazu.

Sonstige Beratungshinweise

Unterjähriger Wechsel der Methode

Nach Auffassung von Rechtsprechung und Finanzamt ist ein Methodenwechsel innerhalb eines Kalenderjahres nicht erlaubt. Sie sind also unterjährig an die einmal gewählte Methode gebunden. Im nächsten Kalenderjahr können Sie dann aber auf die andere Methode übergehen.

Kostenlose Merkblätter

Als unser Mandant erhalten Sie zum Thema „Geschäftswagen“ und „Fahrtenbuch“ ausführliche Merkblätter kostenlos zur Verfügung gestellt.

Vorlage Fahrtenbuch Finanzamt

Gerade ist mir noch die Frage gestellt worden, wann ein Fahrtenbuch eigentlich dem Finanzamt vorgelegt werden muss.

Hier die Situationen:

1. Immer, wenn für den Pkw ein Investitionsabzugsbetrag in Anspruch genommen werden ist. Dann muss nachgewiesen werden, dass das Auto zu mehr als 90% betrieblich genutzt wird. Dieser Nachweis ist nur durch ein Fahrtenbuch und nicht durch die 1%-Regel zu erbringen.

2. Auf Anforderung des Finanzamts während der Steuerveranlagung, d. h. beim Erstellen des Steuerbescheids.

3. Bei einer vollständigen Betriebsprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung und Lohnsteueraußenprüfung.

Fahrtenbuch Finanzamt

Lothar Th. Jasper ist Steuerberater mit Leib und Seele. Er ist in leitender Funktion in der Kanzlei Jasper Steuerberatung tätig, die er am 1. April 1982 gründete. Er ist Autor mehrerer Fachveröffentlichungen und berät seine Mandanten von Köln aus in allen Steuerrechtsfragen in ganz Deutschland. Übrigens: Sie finden Jasper Steuerberater Köln auch auf Google Plus und Facebook.

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