Außer Betrieb: So setzen Sie Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten ab!

Reisekosten und Auswärtstätigkeit: Neue Regelungen seit 2014 +++ Reisekosten betreffen nicht nur „klassische“ Geschäftsreisen, sondern allgemein berufsbedingte Abwesenheit vom Betrieb +++ Doch wie können Sie von den Reisekosten profitieren?›

Kommt es vor, dass Sie beruflich auswärts tätig sind? Dann können Sie möglicherweise Reisekosten absetzen!

Dazu müssen Sie aber nicht unbedingt auf „große“ Geschäftsreise mit Hotel-Check-In gehen. Auch sonstige berufsbedingte Dienstfahrten bzw. allgemeine Auswärtstätigkeiten im Auftrag Ihres Betriebes zählen dazu. Beispielsweise wenn Sie Ware ausliefern oder Kundengespräche führen.

Ob per Auto, Zug, Flugzeug, Fahrrad oder Pony-Express*. Das (Reise-)Mittel Ihrer Wahl ist egal!

Machen Sie Reisekosten geltend!

Egal ob ob angestellt, freiberuflich oder gewerblich. Sie können Reisekosten geltend machen, wenn Sie zum Beispiel

• als Unternehmensberater in der Welt rumkommen.
• den Messestand Ihres Unternehmens in einer anderen Stadt schmeißen.
• im Rahmen Ihres Jobs außerhalb Ihres Betriebs „auf Achse“ sind, z. B. als
  • Werttransporteur,
  • Berufskraftfahrer,
  • Handwerker,
  • (angestellter) Taxifahrer oder
  • mobiler Reinigungsdienst.

Dann nämlich können Sie durch Ihre Reisekosten Steuern sparen. Und zwar einen Teil davon oder sogar in voller Höhe.

Nur private Reisekosten können Sie nicht geltend machen (aber schön wärs!).

Wie Sie die Reisekosten sparen können, lesen Sie im Folgenden. Erst einmal klären wir ein paar wesentliche Begrifflichkeiten – das muss sein.

Was sind Reisekosten überhaupt?

Reisekosten sind alle Kosten, die in Zusammenhang mit berufsbedingten Dienstfahrten bzw. Auswärtstätigkeiten anfallen. Dazu zählen:

1. Fahrtkosten
2. Verpflegungsmehraufwendungen
3. Reisenebenkosten und
4. Übernachtungskosten.

Und eine Dienstfahrt liegt dann vor, wenn Sie beruflich bedingt außerhalb ihrer „ersten Tätigkeitsstätte“ unterwegs sind – eben auswärts.

Erste Tätigkeitsstätte? Was ist das denn?!

Früher wurde diese in ähnlicher Form auch „regelmäßige Arbeitsstätte“ genannt. Von der ersten Tätigkeitsstätte hängt es ab, ob Sie Reisekosten in ganzer Höhe oder nur begrenzt steuermindernd geltend machen können.

Aha, denken Sie jetzt. Und wollen wissen, wie sie denn nun definiert ist, diese (ominöse) erste Tätigkeitsstätte?

„Als ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.“

Und jetzt kommt es: Es ist nicht nur von der ersten Tätigkeitsstätte abhängig, inwiefern Sie Reisekosten geltend machen können. Es kann auch nur eine geben (ähnlich wie bei dem wunderbaren Film Highlander)! Zumindest nur eine pro Dienstverhältnis.

Wenn Sie in einem Betrieb mit nur einer Niederlassung arbeiten, ist es normalerweise glasklar, dass dieser Betrieb Ihre erste Tätigkeitsstätte ist.

Doch so eindeutig ist es nicht immer: Wenn es Ihr Job mit sich bringt, dass Sie relativ selten im Betrieb selber sind, sondern bei den Kunden zum Beispiel.

Oder wenn gleich mehrere potenzielle erste Tätigkeitsstätten für ein Dienstverhältnis zur Auswahl stehen (weil es zum Beispiel mehrere dezentral organisierte Standorte in unmittelbarer Nähe gibt). Und diese potenziellen Tätigkeitsstätten – bildlich gesprochen – alle durcheinander schreien „Nimm mich, nimm mich“!

Doch keine Angst, hier muss dies nicht – wie im Highlander-Film – durch einen Zweikampf entschieden werden (und Unsterblichkeit erlangt man dadurch leider auch nicht). Im einfachsten Fall bestimmt der Arbeitgeber, welche die Richtige ist.

Fertig, aus, Problem gelöst!

(Und wenn nicht? Dann finden Sie weitere Infos dazu in der Infobox. Ansonsten überspringen Sie diese bitte elegant.)

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden?

Fahrtkosten

Fahrtkosten betreffen berufsbedingte Fahrten entweder

• mit einem Fahrzeug aus dem Betriebsvermögens oder
• eines Arbeitnehmers mit dem Privat-Pkw (bei einem zur Verfügung gestellten Firmenwagen gelten andere Regelungen, siehe unten).

Fahrtkosten können entweder über Einzelnachweise (= tatsächliche Kosten) oder pauschal bzw. über den Kilometersatz abgerechnet werden.

Einzelnachweise

Dies betrifft die Kosten für

• eine Garage am Wohnort
• Reparaturen / Wartungen
• Kfz-Steuer
• Abschreibungen (Absetzungen für Abnutzung)
• Versicherungen für das Fahrzeug
• Zinsen eines Anschaffungsdarlehens

Pauschale Vergütung

Pro gefahrenem Kilometer können Sie pauschal

• 0,30 Euro für einen Wagen bzw.
• 0,20 Euro für ein Motorrad, einen Motorroller, Moped oder Mofa

geltend machen (und ggf. auch noch zusätzlich außergewöhnliche Kosten, die entstehen, wenn ein Unfall vorliegt; siehe „Reisenebenkosten“). Fahrrad- und Fahrgast-Mitnahme-Pauschalen gibt es leider nicht mehr.

Vergütung nach Kilometersatz für eigenes bzw. zur Nutzung überlassenes Fahrzeug

Alternativ können auch über 12 Monate hinweg die tatsächlichen Gesamtkosten ermittelt werden (Kilometersatz). Dies gilt aber nicht, wenn es sich bei dem Fahrzeug um eine Luxusklasse handelt, die unangemessen ist.

Der tatsächliche Kilometersatz kann solange angesetzt werden, wie die Verhältnisse gleich bleiben. Ändern sich diese (z. B. weil der Abschreibungszeitraum abgelaufen ist), müssen erneut die Gesamtkosten ermittelt werden.

Firmenwagen und öffentliche Verkehrsmittel

Außerdem kann der Arbeitgeber Ihnen als Arbeitnehmer einen Firmenwagen bereitstellen. Wenn dieser privat genutzt werden darf, dann muss dieser Vorteil allerdings versteuert werden. Entweder über das Fahrtenbuch oder die 1%-Regel.

Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, also Flugzeug, Bahn, Taxis, Bahn und Bus können Sie als Werbungskosten geltend machen, sofern Ihnen Ihr Arbeitgeber diese nicht steuerfrei ersetzt.

Verpflegungsmehraufwendungen – Verpflegungspauschalen

Ob Sie als Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Verpflegungspauschalen absetzen können, hängt davon ab, ob Ihr Arbeitgeber diese steuerfrei ersetzt. Wenn ja, ist dies nicht möglich. Wenn nein, können Sie diese geltend machen.

Und zwar im Inland

• 12 Euro bei einer Auswärtstätigkeit von über acht Stunden bei Abwesenheit von der Wohnung, sowie jeweils am Anreisetag und am Abreisetag.
• 24 Euro bei einer Auswärtstätigkeit von 24 Stunden.

Im Ausland sind die jeweilig geltenden Länder-Auslandstagegelder heranzuziehen.

Beachten Sie die Regelungen zur dauerhaften Auswärtstätigkeit (Dreimonatsregelung), Mitternachtsregelung und zu Mahlzeiten:

Dreimonatsregelung

Die Verpflegungspauschale ist auf die ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens einem Monat führt allerdings zu einem Neubeginn.

Dies gilt nicht, wenn es sich um eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet oder um eine mobile betriebliche Einrichtung, wie einem Schiff oder einem Flugzeug handelt.

Mitternachtsregelung

Zeiten müssen bei Über-Nacht-Fahrten (ohne Übernachtung) nach 16 Uhr und vor 8 Uhr addiert werden.

Mahlzeiten

Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber während Ihrer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten zur Verfügung (oder hat Dritte beauftragt Ihnen Mahlzeiten zur Verfügung zu stellen)? Dann sind die Verpflegungspauschalen entsprechend zu kürzen. Dadurch verringert sich Ihr Werbekostenabzug. Auch dann, wenn Reisekostenvergütungen aufgrund der Mahlzeiten einbehalten, gekürzt oder pauschal versteuert werden.

Es muss stets von der vollen Tagespauschale ausgegangen werden:

• Frühstück:
  • Kürzung um 20 %
  • innerhalb Deutschlands: 4,80 Euro (20 % von den 24 Euro Pauschbetrag für eine Abwesenheit von mehr als 24 Std.)
• Mittag und Abendessen:
  • Kürzung um je 40 %
  • innerhalb Deutschlands: je 9,60 Euro (40 % von den 24 Euro Pauschbetrag für eine Abwesenheit von mehr als 24 Std.)

Anmerkung: Die Pauschbeträge sind steuerfrei. Höhere Erstattungen können von Ihrem Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (aber nur sofern die Verpflegungspauschale nicht um mehr als 100 Prozent aufgestockt worden ist). Dem lohn- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn sind solche Beträge zu unterwerfen, die höher sind. Wenn Sie als Arbeitnehmer Zuzahlungen zu den Mahlzeiten leisten, dann müssen die Kürzungen entsprechend gemindert werden.

Die Mahlzeiten müssen im üblichen Rahmen bleiben (d. h. nicht mehr als 60 Euro inkl. USt. kosten). Ansonsten wird diese als Arbeitslohn behandelt, da sie als Belohnung gewertet wird.

Auch bei den Mahlzeiten gilt die Dreimonatsfrist.

Reisenebenkosten – Reisegepäck und Co.

Auf Ihrer Auswärtstätigkeit fallen Nebenkosten an? Dann kann Ihr Arbeitgeber zumindest einige steuerfrei ersetzen. Tut er dies nicht, können Sie diese in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

Dies betrifft z. B. berufliche Ferngespräche bzw. Schriftverkehr, Reisegepäckkosten/- Versicherungen, Straßen- oder Parkscheinkosten und Unfallversicherungskosten (für Berufsunfälle außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte ihrer Mitarbeiter).

Nicht davon betroffen sind Kosten für Ausrüstungsgegenstände, sowie im Normalfall Verwarnungsgelder und Bußgelder (es sei denn, der Arbeitgeber übernimmt diese im überwiegenden Interesse, wie für Fahrer eines Transportdienstes, wie z. B. eines Werttransportdienstes oder Paketdienstes).

Übernachtungskosten

Auch hier gilt: Ersetzt Ihr Arbeitgeber Ihre Übernachtungskosten nicht steuerfrei (und stellt diese auch nicht vergünstigt zur Verfügung), wenn Sie eine mehrtägige Auswärtstätigkeit ausüben, dann können Sie diese geltend machen.

Diese können entweder pauschal oder in nachgewiesener Höhe abgesetzt bzw. steuerfrei ersetzt werden. Der steuerfreie Betrag bzw. der Betrag, den Sie ansetzen können beträgt im Inland 20 Euro pro Übernachtung. Im Ausland gelten die jeweiligen Pauschbeträge der einzelnen Länder (Ländertabelle).

Doppelte Haushaltsführung

Sie haben eine Erstwohnung außerhalb des Ortes Ihrer ersten Tätigkeitsstätte und eine Zweitwohnung am Ort Ihrer Tätigkeitsstätte? Dann können Sie von der doppelten Haushaltsführung profitieren!

Ihr Arbeitgeber kann Ihnen einmal pro Woche entweder die Fahrtkosten für eine Heimfahrt erstatten oder die Kosten für ein Ferngespräch über 15 Minuten mit einem Haushaltsangehörigen.

Für drei Monate kann die Verpflegungspauschale angesetzt werden. Dies ist allerdings abhängig von der Abwesenheitsdauer der Hauptwohnung.

Außerdem kann Ihr Arbeitgeber Ihnen bis zu 1.000 Euro pro Monat steuerfrei erstatten, abhängig von der Höhe der tatsächlich nachgewiesenen Aufwendungen. Oder dies pauschal regeln. Die Höhe ist davon abhängig, ob es sich bei dem doppelten Haushalt um einen Sitz im Inland oder im Ausland handelt.

Im Inland: in den ersten drei Monaten 20 Euro pro Monat, danach 5 Euro pro Monat

Im Ausland: hier gelten Auslandsübernachtungsgelder, die in den ersten drei Monaten voll steuerfrei ersetzt werden können und danach mit 40 Prozent des Auslandsübernachtungsgeld pro Monat zu Buche schlagen dürfen.

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen diese Kosten nicht steuerfrei erstattet, können Sie die Kosten selber in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Quelle: BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014
*Pony-Express: Früher ein berittener Postbeförderungsdienst in den USA, der u. a. in der Fernsehserie Bonanza thematisiert wurde. Außerdem soll wohl ein zukünftiges Gmail-Bezahlsystem von Google so genannt werden. Was man nicht alles so lernt, wenn man über Reisekosten schreibt (bzw. liest). 🙂