Teil 2: Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

In Teil 1 unserer Kassenbuch-Reihe haben Sie bereits erfahren, warum wir Ihnen dringend ans Herz legen, bei Bargeldeinnahmen grundsätzlich ein Kassenbuch zu führen. Also auch wenn keine Verpflichtung dazu besteht (Achtung Nachzahlungen!).

Und dass es neben steuerlichen Gründen, auch andere gesetzliche Grundlagen gibt, um ein Kassenbuch zu führen (z. B. Aufzeichnungspflicht nach dem Geldwäschegesetz bei Bareinnahmen ab einem Betrag von 15.000 Euro).

Sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen oder nicht?

Um zu klären, ob Sie die Kassenbuchpflicht rein rechtlich betrifft, sollten Sie sich diese zwei Fragen stellen:

Sie sind Sie buchführungspflichtig?

Dann können Sie davon ausgehen, dass Sie dazu verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen. Denn neben der Buchführungspflicht besteht auch eine Aufzeichnungspflicht. Dies betrifft insbesondere Gewerbebetriebe, die einen Gewinn von 50.000 € im Jahr oder einen Umsatz von mehr als 500.000 €  im Jahr haben. Wenn Sie also zur Buchführung verpflichtet sind, müssen Sie auch Grundbücher führen. Und dazu gehört das Kassenbuch.

Müssen Sie Ihre Gewinne nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln?

Dann sind Sie in der Regel nicht buchführungspflichtig. Und müssen bei Bareinnahmen dennoch das Kassenbuch führen.

Beachten Sie bitte: Wenn Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie die Grundsätze eines ordentlich geführten Kassenbuchs zwingend erfüllen – auch wenn Sie das Kassenbuch freiwillig führen.

Dies ist auch unter dem Gesichtspunkt zu sehen, dass die Finanzverwaltung unserer Erfahrung nach immer penibler bei diesem Thema vorgeht, und zwar qualitativ und quantitativ.

Allein das wäre schon Grund genug. Schließlich schützt ein korrekt geführtes Kassenbuch vor möglichen Hinzuschätzungen. Ein weiterer Grund besteht darin, dass Sie den vollen Überblick über jeden einzelnen Posten erhalten, was auch z. B. die Warenkalkulation enorm vereinfachen kann.

Beispiele

Beispiel 1: Laura eröffnet ein uriges Café. Im ersten Jahr läuft es langsam an. Doch im Laufe des zweiten Jahres kommen immer mehr und mehr Kunden, die größtenteils bar bezahlen. Es besteht keine Buchführungspflicht. Trotzdem ist es jetzt schon empfehlenswert aus den genannten Gründen ein Kassenbuch zu führen.

Beispiel 2: Hugo ist Trödler. Seine Geschäfte laufen gut. Das bemerkt auch das Finanzamt. Es ist misstrauisch und schätzt, dass die Bareinnahmen ein Drittel höher liegen, als tatsächlich angegeben. Leider führt Hugo kein Kassenbuch und kann somit nicht beweisen, dass die Einnahmen korrekt angegeben worden sind.

Beispiel 3: Die Eheleute Frida und Vincent betreiben ein eigenes Atelier, wo sie ihre eigenen Kunstwerke verkaufen. Die Geschäfte laufen ungefähr zu Hälfte über Bargeschäfte ab. Sie sind nicht buchführungspflichtig. Das vorangegangene Jahr ist bombig gelaufen, doch im aktuellen Jahr kommt es ohne erklärbaren Grund zu Umsatzeinbußen. Anhand des Kassenbuchs können nachträgliche, aber auch laufende Vorauszahlungen herabgesetzt werden.

Beispiel 4: Luca und Toni betreiben ein Sportgeschäft, das satte Gewinne abwirft. Sie sind buchführungspflichtig und damit auch kassenbuchpflichtig.

Erfahren Sie in Teil 3, wie Sie ein Kassenbuch korrekt führen.