Kassenbuch Teil 5: offene Ladenkasse oder Registrierkasse? Ein Dilemma?!
Offene Ladenkasse oder Registrierkasse – Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Ladenkasse oder Registrierkasse – Wie können Sie sich entscheiden?
- Warum wir der elektronische Registrierkasse den Vorzug geben.
- Warum die Registrierkasse im Kreuzfeuer der Gesetzeslage steht und was das für ein Dilemma bringt!
- Was können Sie tun, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen?
- Welche Registrierkassen-Arten gibt es?
- Weitere Teile der Kassenbuch-Reihe:
- Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht)! – Teil 1
- Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen? – Teil 2
- So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln)! – Teil 3
- Verschärfte Anforderungen ab 2019 (Gesetzesentwurf digitale Grundaufzeichnungen) – Teil 4
Offene Ladenkasse oder Registrierkasse? Das ist hier die Frage!
Eins vorweg: Wir haben eine klare Empfehlung im Blick, besonders in langfristiger Hinsicht.
Doch egal, ob Sie willig sind, dieser Empfehlung zu folgen oder nicht: ganz so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag, ist im Moment nicht (Stand Mai 2017).
Doch das liegt nicht an uns, versprochen. Sondern an einem „Übeltäter“, den Sie schon im vorangegangen Teil 4 kennen lernen durften. Doch noch ein wenig Geduld bitte, wir entlarven ihn noch.
Hinweis an Ladenkassen-Besitzer
Sie müssen jetzt stark sein. Denn es gibt sehr gute Gründe, Ihnen das Ausweichen auf eine Registrierkasse ans Herz zu legen (Nachzahlungen!). Auf unsere genauen Erwäggründe gehen wir am Ende dieses Artikels nochmal genauer ein.
Bitte lesen Sie trotzdem den gesamten Text. Denn Sie wissen ja: nur wenn Sie vollständig informiert sind, können Sie die beste Entscheidung für sich und Ihr Unternehmen treffen.
Hinweis an Wechselwillige oder (zukünftige) Registrierkassenbesitzerinnen
Wenn Sie sich eine neue Registrierkasse anschaffen wollen – auch wenn Sie von einer offenen Ladenkasse wechseln wollen –, dann ist klar, dass diese alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen muss.
Doch leider gibt es in dieser Hinsicht derzeit leider ein kleines Dilemma! Doch wenigstens ist der Schuldige schnell ausgemacht. Es ist unser Übeltäter aus Teil 4. Nämlich das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das von einer Technischen Durchführungs-Verordnung ergänzt werden soll.
Aber von Anfang an.
Registrierkassen im Kreuzfeuer von aktuellen und zukünftigen Gesetzen
Um dieses Dilemma zu verstehen, müssen wir erst einmal einen kleinen Sprung in die Gesetzeswelt der (Registrier-)Kassen wagen.
Sind Sie bereit? Dann los:
Ab 2010
Wir schreiben das Jahr 2010. Genauer gesagt, Oktober den 26. Seit exakt diesem Tag gilt die Kassenrichtlinie, in der Sie spezielle Anforderungen finden, die an digitale Kassensysteme gestellt werden (z. B. ein unverdichtetes Journal).
Übergangsregelung bis 2016 (laut Kassenbuchrichtlinie 2010)
Da jedoch nicht alle vor diesem Datum hergestellten Kassen entsprechend aufrüstbar sind, gibt es bis Ende 2016 eine Übergangsregelung. Es gilt: Ist die Kasse aufrüstbar, muss umgehend aufgerüstet werden. Ansonsten dürfen Sie die Kasse nur noch bis Ende 2016 verwenden, sofern Sie beweisen können, dass diese nicht aufrüstbar ist. Nennen wir diese der Einfachheit halber „2016“-Kassen (Achtung: kein offizieller Begriff).
Ab 2017
Ab Anfang 2017 dürfen dann nur noch Kassen betrieben werden, die der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen („2017“-Kassen). Ob aufgerüstet oder bereits bei der Herstellung mit allen Funktionen ausgestattet.
Soweit so gut… Würde nicht das besagte Gesetz auch kräftig mitmischen wollen.
Ab der Verabschiedung des zukünftigen Gesetzes (bislang Gesetzesentwurf)
Laut eben diesem Gesetz sollen zukünftige Kassen („2022“-Kassen) mit noch mehr speziellen Funktionen ausgestattet sein (z. B. einem Sicherheitsmodul und einer speziellen Schnittstelle). Die genauen Anforderungen werden durch die „Technischen Durchführungs-Verordnung“ sichergestellt, doch zum derzeitigen Zeitpunkt (04.05.2017) ist diese noch nicht verabschiedet.
Und – nur am Rande – es soll auch weiterhin so bleiben, dass Sie weiterhin die Wahl zwischen einer offenen Ladenkasse und einer Registrierkasse haben.
Übergangsregelung die 2. (laut Gesetzesentwurf)
Und es soll noch eine Übergangsregelung geben. Nämlich für Kassen, die zwischen dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden. Diese sollen bis zum 31. Dezember 2022 eingesetzt werden können.
Die Qual der Wahl – Welche Registrierkasse
Wenn Sie nun also eine neue Registrierkasse brauchen (z. B. weil Sie noch eine 2016-Kasse besitzen, ein neues Business starten oder von einer offenen Ladenkasse wechseln wollen), stehen Sie nicht nur vor der Frage, welche wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekten die Kasse möglichst erfüllen sollte (z. B. Kosten für Anschaffung, Einrichtung, Updates, benötigtes Volumen für Warengruppen, Erweiterbarkeit der Kapazitäten, Ausfallsicherheit, etc.). Sondern vor allem auch vor der Frage, welche gesetzlichen Vorgaben Ihre Registrierkasse erfüllen sollte? Die Anforderungen von 2010 auf jeden Fall! Doch was ist mit den neuen Vorgaben?
Und schon stecken Sie tief drin. Im Registrierkassensumpf!
Doch keine Sorge, wir holen Sie da raus. Zumindest ein gutes Stück. Denn die endgültige Entscheidung, welchen Weg Sie weiter gehen wollen (also ob, wann und welche Registrierkasse Sie erwerben wollen), müssen Sie schon selber treffen.
Doch erst einmal eine kleine Übersicht:
| Kassen Baujahr | Einsetzbar bis | Aufrüstbarkeit nach Regelungen | Beherrschung von |
|---|---|---|---|
| vor dem 25. 11.2010 („2016er Kasse“) | Ende 2016 | nicht aufrüstbar nach den Regelungen von 2010 | — |
| vor dem 25.11.2010 („2017er-Kasse“) | Ende 2022 | aufrüstbar nach Regelungen von 2010, jedoch nicht aufrüstbar nach den Regelungen des Gesetzes bzw. der Verordnung |
Einzelaufzeichnung und Datenexport ab spätestens 2017 |
| zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019 („2017er-Kasse“) | Ende 2022 | nicht aufrüstbar nach Regelungen des Gesetzes bzw. der Verordnung |
Einzelaufzeichnung und Datenexport ab 2017 |
| die den Gesetzesregelungen entsprechen („2022er-Kasse“) | über 2022 hinaus | ob durch originale Bauweise oder durch mögliche Aufrüstung früherer Kassen nach den Regelungen des Gesetzes bzw. der Verordnung | Einzelaufzeichnung, Datenexport und zertifiziertes Sicherheitssystem ab 2019 |
Das Dilemma – Ladenkasse oder Registrierkasse?
Die offene Ladenkasse ist nachzahlungsanfällig – aber das Anschaffen einer Registrierkasse ist im Moment nicht gerade Ohne!
Es ist ärgerlich: Da die neuen Vorgaben aus dem Gesetz bzw. der Verordnung noch nicht feststehen, sind logischerweise zukünftig rechtskonforme „2022“-Kassen noch nicht im Handel erhältlich. Wenn Sie ganz großes Glück haben, lassen sich die jetzigen „2017“-Kassen später umrüsten. Hoffentlich bleibt das kein Wunschdenken (wir fiebern ja für unsere Mandantinnen und Mandanten mit).
Wir halten fest: Warum es vor diesem Hintergrund keine längeren Übergangszeiten für die „2016“-Kassen seitens der Politik gibt, ist wirklich nicht nachvollziehbar.
Das können Sie tun
Wenn Sie eine Kasse haben, die auch über das Jahr 2016 hinaus einsetzbar ist, können Sie sich erst einmal gemütlich zurück lehnen und Tee trinken, bis die neuen Anforderungen feststehen. Sie haben eine kleine Verschnaufpause bis Ende 2022. Besser als nichts!
Wollen Sie sich zeitnah eine neue Kasse anschaffen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sich vom Hersteller beraten lassen!
Da die Verordnung noch nicht durch ist, können wir Ihnen an dieser Stelle leider nur raten, mit dem Hersteller Kontakt aufzunehmen und sich in Hinblick auf das Gesetz beraten zu lassen. Ob dies allerdings etwas bringt, steht in den Sternen (da die genauen technischen Anforderungen noch nicht feststehen).
Mit der Neuanschaffung warten und bei der offenen Ladenkasse bleiben bzw. darauf auszuweichen?
Ansonsten gäbe es noch die Möglichkeit, mit der Neuanschaffung zu warten. Bzw. eine gebrauchte, aufrüstbare 2010-Kasse bzw. 2017-Kasse zu kaufen, die Sie immerhin bis Ende 2022 einsetzen können.
Das würde bedeuten, dass Sie möglichweise zweimal innerhalb von wenigen Jahren die Anschaffungskosten tragen müssten (sofern Ihre 2016er Kasse schon nicht aufrüstbar war und die 2017-Kasse leider auch nicht aufrüstbar sein sollte).
Sie könnten natürlich auch bei Ihrer offenen Ladenkasse bleiben bzw. vorübergehend auf eine solche auszuweichen. Doch ob das wirklich die beste Alternative ist, ist aufgrund des hohen Nachzahlungsrisikos bei offenen Ladenkassen fraglich. Es ist Ihre Wahl:
Sind Sie bereit Nachteile, wie mögliche Nachzahlungen der offenen Ladenkasse in Kauf zu nehmen (siehe weiter unten)?
Um vielleicht Ihre Entscheidung ein wenig zu vereinfachen, gehen wir an dieser Stelle nochmal genauer auf unsere Empfehlung ein, auf eine Registrierkasse auszuweichen. Und was Sie tun können, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen.
Offene Ladenkasse oder Registrierkasse – warum unsere Empfehlung, Registrierkassen den Vorzug zu geben?
Ganz einfach: Offene Schubladenkassen unterliegen quasi dem Generalverdacht, fehlerhaft geführt zu werden (ja, sogar Absicht wird hier gerne unterstellt). Als Konsequenz drohen Nachzahlungen – ob berechtigt oder nicht.
Und zwar nicht nur Hinzuschätzungen, sondern auch Vollschätzungen. Und diese können happig ausfallen, da – nicht wie bei elektronischen Registrierkassen – kein Journal vorhanden ist. Somit wäre es unmöglich, zu beweisen, dass im Fall einer Schätzung, der obere Schätzungsrahmen überschritten ist.
Doch nicht nur das, bei starken Abweichungen kann im schlimmsten Fall sogar ein Steuerstrafverfahren winken oder zu Problemen mit Konzessionen oder Betriebserlaubnis führen. Unternehmen in Gefahr!
Und auf der sicheren Seite sind Sie nur, wenn Ihre Kasse beanstandungssicher ist. Eine offene Kasse ist dies leider mit all den genannten Nachteilen nicht. Auch wenn Sie unserer Empfehlung aus Teil 1 folgen, ein Kassenbuch zu führen und dies natürlich auch korrekt und nach bestem Gewissen tun. Deswegen bleibt uns auch gar nichts anderes übrig, Ihnen ans Herz zu legen, wenigstens langfristig auf eine Registrierkasse auszuweichen.
Spätestens dann, wenn alle zukünftigen Anforderungen an diese gesetzlich verankert sind. Klar ist aber auch: am sichersten wäre es natürlich, schon aktuell eine rechtskonforme Registrierkasse einzusetzen und sie ggf. nach Verabschiedung des Gesetzes auszutauschen bzw. falls möglich, aufzurüsten.
Und unsere Empfehlung gilt besonders dann, wenn Sie nicht nur sporadisch Bareinnahmen haben! Bei sporadischen Bareingängen ist das Risiko von Nachzahlungen nicht geringer, aber überschaubarer (ebenso wie der Aufwand).
Die Schubladenkasse ist ein Unsicherheitsfaktor
Uns ist aber auch klar, dass eine neue Registrierkasse vor allem anfänglich Kosten und Aufwand verursacht (Anschaffungskosten und technische Einrichtung). Und dass ein neues System Umgewöhnung bedeutet – für Sie und mögliche Angestellte.
Doch die Schubladenkasse ist ein Unsicherheitsfaktor. Auch wenn Sie das Kassenbuch bei einer offenen Ladenkasse noch so gewissenhaft und sauber führen – es gibt einen Knackpunkt: die prüfende Person kann nicht wissen, ob tatsächlich alle Bareinnahmen angegeben worden sind. Intensive, ggf. nervenaufreibende Prüfungen, gar verbunden mit Testkäufen, Observationen und ähnlichen Maßnahmen, die sich über einige Zeit hinziehen, könnten die Folge sein. Und letztlich Nachzahlungen.
Auch die Kontrolle von möglichen Angestellten ist für Sie nur schwer möglich. Sei es in Bezug auf die korrekte Ausgabe von Wechselgeld oder im schlimmsten Fall gar in Bezug auf Diebstahl.
Darüber hinaus ist das Führen einer offenen Ladenkasse auch dauerhaft mit sehr hohem Aufwand verbunden. Bei der Registrierkasse ist der Aufwand deutlich reduziert (zumindest nach einer gewissen Einarbeitungszeit).
Was können Sie tun, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen?
Auch wenn wir es leider dauerhaft – bei mehr als sporadischen Einnahmen – nicht empfehlen können: Wollen Sie Ihrer offenen Ladenkasse treu bleiben, bleibt Ihnen nichts übrig, als den Unsicherheitsfaktor einzukalkulieren. Und zwar zeitlich und finanziell:
- Achten Sie drauf, die Kasse akkurat zu führen.
- Schulen Sie auch Ihr Personal intensiv.
- Überhaupt, setzen Sie nur Personal ein, dem Sie vertrauen.
- Und planen Sie vorsichtshalber Nachzahlungen ein, z. B. durch Rücklagen.
Denn nur wenn Ihre Kasse wirklich fehlerfrei geführt wurde, haben Sie bei einer Betriebsprüfung zumindest die Chance, möglichen Nachzahlungen zu entgehen.
Wenn nicht, ist dies trotzdem ärgerlich, aber Sie haben immerhin ein finanzielles Polster, auf das Sie sofort zurückgreifen können. Nichts ist schlimmer, als unerwartet Steuern zahlen zu müssen. Erst Recht, wenn kurzfristig nicht auf die notwendigen Mittel zurückgegriffen werden kann (aus welchem Grund auch immer)!
Kleines Flussdiagramm zum Schluss: Ladenkasse oder Registrierkasse
Anmerkung: Der Einfachheit halber wird in der nachfolgenden Grafik (zum Vergrößern anklicken) bei den Registrierkassen von Baujahr gesprochen. Es kommt allerdings vor allem darauf an, dass die Kasse den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Wurde eine Kasse z. B. im Jahr 2011 hergestellt bzw. neu erworben, kann man davon ausgehen, dass sie den Anforderungen aus der Kassenbuchrichtlinie 2010 entspricht. Bei Unsicherheit sollte dennoch der Hersteller kontaktiert werden, um sicher zu gehen!
Anmerkung nach Update des Artikel: Bitte in Gedanken den Begriff „Gesetzesentwurf“ durch „Gesetz“ ersetzen 😉
Offene Ladenkasse oder Registrierkasse?
Zusammenfassung Ladenkasse oder Registrierkasse?
Wenn Sie Bareinnahmen haben, sollten Sie sich gut überlegen, welche Art von Kasse Sie führen wollen: Ladenkasse oder Registrierkasse.
Das Führen von offenen Ladenkassen kann leider mit möglichen massiven Nachteilen verbunden sein (z. B. Schätzungen, Nachzahlungen, Steuerstrafverfahren und Co.).
Deswegen empfehlen wir langfristig, auf eine Registrierkasse auszuweichen (besonders bei relevanten Bareinnahmen). Die Entscheidung, wann dafür der beste Zeitpunkt ist und wie Sie sich entscheiden sollen, können wir Ihnen leider nicht abnehmen.
Allerdings ist es empfehlenswert, sich beim Hersteller zu informieren, wie lange die schon vorhandene oder zukünftig zu erwerbende Kasse regelkonform einsetzbar ist. Und zwar in Hinblick auf die aktuelle Gesetzgebung, insbesondere das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das von einer Technischen Durchführungs-Verordnung ergänzt werden soll (die mit Stand 04. Mai 2017 noch nicht verabschiedet wurde).
Ärgerlich: Da die neuen Vorgaben aus dem Gesetzesentwurf noch nicht feststehen, sind logischerweise zukünftig rechtskonforme Kassen noch nicht im Handel erhältlich. Und dies führt zu einer erheblichen Unsicherheit bei Kassenneuanschaffungen. Die nicht in allen Fällen so lange verzögert werden können, bis die neuen Anforderungen zweifelsfrei feststehen.
Immerhin gibt es für Kassen, die zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft wurden, eine Übergangsfrist bis Ende 2022.
Es bleibt Ihnen dann nur die Wahl zwischen dem Erwerb von aktuell rechtskonformen Kassen (die ggf. nach Bekanntwerden der Anforderungen falls technisch möglich, aufgerüstet bzw. ersetzt werden müssen, d. h. es kann passieren, dass Sie innerhalb weniger Jahre zweimal Anschaffungskosten tragen müssen). Oder dem Führen einer Ladenkasse, die mit finanziellen Nachteilen (Schätzungen) verbunden sein können.
Natürlich ist es auch wichtig, dass Sie nicht nur auf die Regelkonformität der neuen Kasse achten, sondern auch überlegen bzw. sich beraten lassen, welche Kassenfunktionen für Ihre Belange überhaupt sinnvoll sind.
Und zum Schluss nochmal eine kleine Übersicht, welche Kasse Sie bis wann einsetzen können:
- Baujahr vor dem 25. 11.2010: nicht aufrüstbar nach den 2010er-Regelungen: bis Ende 2016
- Baujahr vor dem 25. 11.2010: aufrüstbar nach den 2010er-Regelungen: bis Ende 2022
- zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019: bis Ende 2022
- Kassen, die den neuen Gesetzesanforderungen entsprechen werden: über 2022 hinaus einsetzbar
Was soll es also sein? Ladenkasse oder Registrierkasse?
