Kassenbuch Teil 6: Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse
Offene Ladenkasse Kassenbuch – Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Wie Sie die offene Ladenkasse richtig führen.
- Achtung: Betriebsprüfungen bei offenen Ladenkassen bzw. Schubladenkassen!
- Warum wir langfristig empfehlen, ggf. auf eine Registrierkasse auszuweichen. Und was Sie tun können, wenn Sie dies nicht möchten.
- Mit Checkliste zur offenen Ladenkasse!
- Weitere Teile der Kassenbuch-Reihe:
- Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht)! – Teil 1
- Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen? – Teil 2
- So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln)! – Teil 3
- Verschärfte Anforderungen ab 2019 (Gesetzesentwurf digitale Grundaufzeichnungen) – Teil 4
- Offene Ladenkasse oder Registrierkasse? Ein Dilemma?! – Teil 5
Achtung Update: Im Artikel war in der ursprünglichen Version von einem Zählprotokoll die Rede. Mittlerweile hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass bei einer offenen Ladenkasse kein Zählprotokoll erstellt werden muss. Der tägliche Kassenbericht ist weiterhin Pflicht. Dazu gehört auch das Auszählen der Bargeldbestände, nur muss hier nicht mehr die genaue Stückzahl der Münzen und Scheine festgehalten werden (Az.: X B 41/16).
Offene Ladenkasse/ Schubladenkasse (Kasse ohne technische Unterstützung)
Sie führen eine offene Ladenkasse bzw. eine Schubladenkasse?
Als offene Ladenkasse bzw. Schubladenkasse zählen z. B. Geldkassetten, Kellner-Portemonnaies und sogar die offene Gitarrentasche eines Straßenkünstlers.
Dann kennen Sie bestimmt schon unsere Empfehlung aus Teil 5, lieber auf eine elektronische Registrierkasse auszuweichen (da die offene Ladenkasse nicht beanstandungssicher ist und (hohe) Nachzahlungen und Co. drohen können). Und dass, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen, am besten Rücklagen bilden, um mögliche Nachzahlungen abpuffern zu können. Auch wenn Sie Ihre offene Ladenkasse korrekt führen!
Und das war auch das Stichwort zur Überleitung. Denn jetzt erfahren Sie, wie Sie die Schubladenkasse korrekt führen. 😉
Schubladenkasse richtig führen
☑ Regel Nr. 1 – offene Ladenkasse
Beachten Sie die allgemeinen Regeln aus Teil 3!
Zum Beispiel
- zur Einzelaufzeichnungspflicht (Details dazu weiter unten),
- zu Belegen bei Entnahmen, Ausgaben und Einlagen (einschließlich Herkunftsnachweise),
- zur täglichen (!) Kassensturzpflicht, etc.
☑ Regel Nr. 2 – offene Ladenkasse
Sofern keine Laufkundschaft vorhanden ist, müssen alle erforderlichen Angaben gemacht werden (siehe Aufzählung).
Laufkundschaft = eine unbestimmte Vielzahl von nicht nachweisbaren bzw. nicht feststellbaren Personen.
Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall sind im Normalfall bestimmte Daten zu erfassen. Und zwar um der Einzelaufzeichnungspflicht gerecht zu werden.
Dabei handelt sich um folgende Daten:
- Geschäftsinhalt
- Name, Firma und Adresse des Vertragspartners
- Datum
- Betrag
- Zweck
- Umsatzsteuersatz / Vorsteuer
- Belegnummer
- aktueller Kassenbestand
☑ Regel Nr. 3 – offene Ladenkasse
Bei einer offenen Ladenkasse mit Laufkundschaft müssen Sie täglich für den fortlaufend durchnummerierten Kassenbericht die retrograde Methode anwenden.
Das gilt in den meisten Fällen, wenn Sie nachweisen können, wenn Sie Waren mit geringem Wert an Laufkundschaft verkaufen. Doch es gibt Ausnahmen (siehe Infobox).
Was versteht man unter geringwertigen Wirtschaftsgütern?
Was unter geringwertigen Wirtschaftsgütern zu verstehen ist, ist nicht immer eindeutig.
Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) besagt, dass Einzelaufzeichnungen bei Laufkundschaft im Einzelhandel nicht zumutbar sind. Wohl aber bei Bar-Einnahmen ab 15.000 Euro mit Feststellung der Identität des Kunden. Wobei außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten davon unberührt bleiben.
Dies bedeutet, dass bei Bar-Beträgen ab 15.000 Euro zwingend der Name festgestellt werden muss.
Trotzdem entbinden auch Erlöse unter 15.000 Euro nicht unbedingt von der Einzelaufzeichnungspflicht.
- Zum Beispiel bei Heilpraktikern und ähnlichen Berufen.
- Oder wenn Sie an gewerbliche Abnehmer verkaufen.
- Oder wenn Sie eine Ausgangsrechnung bzw. Quittung ausstellen.
- Oder wenn der Name aus anderen Gründen bekannt ist, zum Beispiel durch Terminvereinbarung oder Reservierungen bei Ihnen als Kosmetikerin, Tätowierer, Heilpraktiker, Friseur, Rechtsanwältin, Hotelier, Automechaniker, als Händler von individuell angefertigten Waren (zum Beispiel Schmuck), als Wirt bei Feiern in Lokalitäten auf Rechnung, etc.
- Oder falls sich eine Einzelaufzeichnungspflicht aus dem Geldwäschegesetz ergibt.
So ermitteln Sie die Bareinnahmen mit Hilfe eines fortlaufend durchnummerierten Kassenberichtes
Dies ist eine retrograde Methode. Das bedeutet, dass der Kassenbericht täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden muss. Dazu ist es notwendig, täglich den Hartgeldbestand am Ende des Tages zu zählen (auch wenn Sie diesen außerhalb Ihrer Kasse aufbewahren, zum Beispiel in einem Tresor oder dem Kellner-Portemonnaie, etc.). Ein Zählprotokoll, wo die genaue Stückzahl der Münzen und Scheine aufgelistet werden, ist dazu nicht erforderlich.
Das müssen Sie tun: Um die Tageseinnahmen zu erhalten, addieren Sie den Kassenendbestand mit den Entnahmen und den Ausgaben. Und ziehen Sie Einlagen und den Kassenanfangsbestand ab.
Beispiel – Kassenbericht vom 01. März 2016, Nr. 52
– 700,30 € (Anfangsbestand, d. h. Kassenbestand des Vortages)
+ 139,50 € (Geldtransit auf das Betriebskonto oder weitere Kassen)
+ 55,00 € (Privatentnahmen laut Eigenbeleg)
– 10,00 € (Privateinlagen)
– 475,90 € (Sonstige Tageseinnahmen)
= 917,70 € (Kasseneinnahmen des Tages = Tageslosung)
Nochmal mit anderen Worten, um es ganz deutlich zu machen:
Da hier die retrograde Methode verwendet wird, rechnen wir vom Tagesendbestand zurück, um die Bareinnahmen (Tageslosung) zu erhalten:
- Dazu ziehen wir zunächst den Kassenbestand des Vortages (=Anfangsbestand) ab.
- Es gilt: Kassenausgaben werden addiert. Und Kassenzugänge werden subtrahiert. Dadurch erhalten wir die Tageslosung.
Wichtig, da der Kassenbericht zeitnah, d.h. täglich erstellt werden muss, legen Sie unbedingt die Zuständigkeit fest. Genauso wie für den Kassensturz, der täglich nach Geschäftsschluss vorgenommen werden muss (Uhrzeit und Unterschrift nicht vergessen).
☑ Regel Nr. 4 – offene Ladenkasse
Runden Sie niemals Beträge.
Niemals. Das betrifft insbesondere den Kassenbericht.
☑ Regel Nr. 5 – offene Ladenkasse
Verwenden Sie mehrere Ladenkassen, dann erfassen Sie für jede Kasse einzeln den täglichen Hartgeldbestand.
Verzichten Sie dabei auf Office-Tabellen und Co (außer in ausgedruckter Form, wobei jeden Abend nach Kassenschluss handschriftlich das Ergebnis eingetragen wird).
Wenn Sie Software einsetzen, dürfen sich nachträgliche Änderungen nicht durchführen lassen! Bzw. Änderungen müssen im System dokumentiert werden!
☑ Regel Nr. 6 – offene Ladenkasse
Achten Sie darauf, dass es mindestens eine Art von Geldkassette gibt.
☑ Regel Nr. 7 – offene Ladenkasse
Es darf keine Kassenfehlbeträge geben.
Das ist eigentliche eine Selbstverständlichkeit. Denn wenn Sie die Kasse wirklich reell – und nicht nur rechnerisch – führen (mit Kassensturz und Co.), kann es keine Minusbeträge geben. Denn die Kasse kann nicht weniger als keine Münze aufweisen. Siehe dazu auch Regel Nummer 6 aus Teil 3. Dort finden Sie auch den Hinweis, was zu tun ist, wenn es Kassendifferenzen gibt (zum Beispiel verursacht durch falsche Herausgabe von Wechselgeld, Diebstahl etc.).
Eine abschließende Bemerkung zum Gesetzesentwurf
Noch ist das Gesetz ab 2019 nicht durch die gesetzgebenden Gremien verabschiedet (siehe Teil 4 bzw. Teil 5). Doch es soll – zumindest laut Entwurf – auch für offene Ladenkassen eine sogenannte Kassen-Nachschau geben. Also ist es umso wichtiger – auch schon jetzt –, die Kasse korrekt zu führen und alle Regeln zu erfüllen, zum Beispiel in Hinblick auf den täglichen Kassensturz!)
☑ Regel Nr. 8 – offene Ladenkasse
Gehen Sie Punkt für Punkt unserer Checkliste zur offenen Ladenkasse durch. Und setzen Sie diese um.
Anmerkung: Streichen Sie den Satz mit dem Zählprotokoll, solange die Checkliste noch nicht auf die neueste Version gebracht wurde (Mai 2017), was zeitnah geschehen soll.
Checkliste offene Ladenkasse PDF
Zusammenfassung Regeln offene Ladenkasse bzw. Schubladenkasse
- Zunächst einmal beachten Sie die allgemeinen Regeln aus Teil 3!
- Sofern keine Laufkundschaft vorhanden ist, müssen alle erforderlichen Angaben gemacht werden (siehe Aufzählung).
- Wenn Sie eine offenen Ladenkasse führen und Laufkundschaft haben müssen Sie täglich für den fortlaufend durchnummerierten Kassenbericht die retrograde Methode anwenden.
- Runden Sie niemals Beträge.
- Wenn Sie mehrere Ladenkassen verwenden, ermitteln Sie für jede Kasse einzeln den Hartgeldbestand (ein Zählprotokoll ist dazu nicht notwendig).
- Und achten Sie darauf, dass es mindestens eine Art von Geldkassette gibt.
- Bedenken Sie, dass es keine Kassenfehlbeträge geben darf bzw. kann.
- Zu guter Letzt gehen Sie Punkt für Punkt unserer Checkliste zur offenen Ladenkasse durch. Und setzen Sie diese um.
