Teil 7: Kassenbuch und die elektronische Registrierkasse
Registrierkasse – Das erwartet Sie in diesem ausführlichem Artikel:
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Wie führen Sie ein Kassenbuch richtig? Welche Regeln gibt es aktuell? Was wird ab 2019 voraussichtlich wichtig sein?
- Welche Kassenbucharten gibt es?
- Weitere Teile der Kassenbuch-Reihe:
- Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht)! – Teil 1
- Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen? – Teil 2
- So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln)! – Teil 3
- Verschärfte Anforderungen ab 2019 – Teil 4
- Offene Ladenkasse oder Registrierkasse? Ein Dilemma?! – Teil 5
- Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse – Teil 6
Elektronische und PC-gestützte Registrierkassen
Mit einer Registrierkasse lässt sich das Kassenbuch leichter händeln. Völlig ersetzen tut sie es jedoch nicht.
Und es gibt strenge Anforderungen, die das Bundesfinanzministerium (BMF) an diese stellt (und auch in Zukunft stellen wird). Nicht jede Registrierkasse erfüllt diese strengen Kriterien! Erkundigen Sie sich am besten bei Ihrem Registrierkassen-Hersteller (Einzelheiten dazu finden Sie in Teil 5).
Welche Anforderungen an Registrierkassen gibt es (derzeit und ggf. zukünftig)?
In unserem Regelkatalog haben wir die derzeit geltenden Regelungen aufgenommen. Die Regeln aus dem noch dem neuen Gesetz aus Teil 4, haben wir gesondert aufgenommen. Leider stehen die genauen Anforderungen noch nicht zur Verfügung, da die Technische Durchführungs-Verordnung noch nicht verabschiedet worden ist (Stand 04. Mai 2017).
Übrigens, nach unseren Registrierkassen-Regeln halten wir weitere Details zu den Registrierkassenarten (elektronische Registrierkassen bzw. PC-Kassen) für Sie bereit.
Regeln zur Registrierkasse
☑ Regel Nr. 1
Beachten Sie die allgemeinen Regeln aus Teil 3 (Einzelaufzeichnungspflicht, tägliche (!) Kassensturzpflicht und Co.).
☑ Regel Nr. 2
Stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierkasse alle erforderlichen Angaben aufzeichnet bzw. technische Anforderungen erfüllt!
Die elektronische Registrierkasse zeichnet
- den Betrag
- das Datum
- den Zweck
- den Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)
- die Höhe der Umsatzsteuer bzw. Höhe der Vorsteuer
- die Belegnummer und
- den jeweiligen aktuellen Kassenstand
einzeln und selbstständig auf.
Die Belege müssen dem Kassenbuch, das auch die Tageslosungen enthält, zugefügt werden.
Dies gilt auch für Leerbons, die für die Buchführung eigentlich nicht relevant wären. Doch ein Fehlen würde sich für das Finanzamt als Lücke und somit als einen Mangel darstellen, was Schätzungen zur Folge haben kann.
Gesetz mit Gültigkeit ab 2020 (Änderungen nicht ausgeschlossen):
Für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs (siehe Regel Nr. 2) muss von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue Transaktion gestartet werden. Die Transaktion muss Folgendes enthalten:
1. den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns (*) (**)
2. eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer (*) (**)
3. die Art des Vorgangs, z. B. Storno, Rechnung
4. die Daten des Vorgangs
5. die Zahlungsart (bar, unbar oder keine für Trainingsbuchungen)
6. den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs (*) sowie
7. einen Prüfwert (*)
* = diese Angaben werden durch das Sicherheitsmodul manipulationssicher festgelegt
** = Bei der (freiwilligen) Ausgabe eines Belegs, müssen diese Daten enthalten und ohne Hilfsmittel von Menschen lesbar sein
Aus Teil 4 wissen Sie bereits, dass es neue technische Anforderungen geben werden soll, z. B. eine Schnitt- bzw. Exportstelle bzw. eine technische Sicherheitseinrichtung, die vom Hersteller inklusive Updates zertifiziert sein muss. Die genauen Anforderungen sollen erst noch vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegt werden.
☑ Regel Nr. 3
Gewährleisten Sie bei unbaren Geschäftsvorfällen sicher, dass aufgrund von Einzeldaten ein Abgleich von baren und unbaren Zahlungsvorgängen möglich ist.
Dies betrifft EC-Cash oder das Elektronische Lastschriftverfahren.
Eine zutreffende Verbuchung in der Buchführung muss ebenfalls gewährleistet sein.
☑ Regel Nr. 4
Belege, die mit der Registrierkasse erstellt werden müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar ohne Manipulationsmöglichkeit aufbewahrt werden.
Das ist nicht der Fall, wenn die Kasse Daten täglich überschreibt! Im Gegenteil.
Die Daten müssen – wie alle anderen steuerrelevanten Daten – zehn Jahre im Gerät gespeichert werden können (ggf. mit Speicherkartenaufstockung). Wenn dies nicht möglich ist, müssen diese auf einem externen Datenspeicher gelagert werden – ohne dass die Daten als solche manipuliert werden können. Hier eignen sich langlebige Speichermedien, z. B. externe Festplatten (auch für Archivsysteme). CDs und DVDs hingegen sind nur begrenzt haltbar, USB-Sticks unter Umständen auch.
Die Finanzverwaltung empfiehlt, gegebenenfalls die Hilfe eines IT-Kassendienstleisters hinzu zu ziehen.
Sie müssen Sorge dafür tragen, dass Sie die Kasseneinzeldaten in einem für das Finanzamt lesbaren Format auf einem maschinell verwertbaren Datenträger – also DVD/CD oder USB-Stick – zur Verfügung stellen können. Dies geschieht am Besten über eine sogenannte GDPdU-Schnittstelle (= Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Es gilt: die Daten- bzw. Belegorganisation muss so gestaltet sein, dass ein unabhängiger Dritter sich in einer angemessener Zeit einarbeiten kann (auch z. B. in Hinblick auf den Programmaufbau). Dazu zählen auch die in Punkt 5 genannten organisatorischen Unterlagen.
Noch ein Hinweis: Werfen Sie Speichermedien immer ordnungsgemäß aus, wenn Sie sie vom Computer entfernen – sonst droht Datenverlust (das ist leider kein Mythos, sondern schon vorgekommen). Die fehlenden Daten bemerken Sie vielleicht erst dann, wenn es zu spät ist.
Gesetz mit Gültigkeit ab 2020 (Änderungen nicht ausgeschlossen):
Die laufenden Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge müssen manipulationssicher auf einem dauerhaften bzw. nichtflüchtigem Speichermedium abgelegt werden (was insbesondere auch bei Verkauf oder Verschrottung des Kassensystems für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gelten soll).
Die Daten müssen verkettet werden, dass heißt es dürfen keine Lücken entstehen. Das wird dadurch gewährleistet, dass jede Transaktion eine eigene eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer erhält.
Diese Anforderungen gelten auch für Archivsysteme. Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig.
Die Daten müssen jederzeit zur Verfügung stehen (über eine spezielle Schnittstelle, z. B. für die Kassen-Nachschau, die schon ab 2018 kommen wird). Es reicht nicht aus, die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nur in ausgedruckter Form zur Verfügung stellen zu können.
☑ Regel Nr. 5
Alle Dokumente, die für das Verständnis der Daten notwendig sind – wie Handbücher und Co. – müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
Das gilt insbesondere, wenn Sie eine nicht-aufrüstbare Registrierkasse besitzen.
Das Fehlen dieser Organisationsunterlagen stellt einen schweren Mangel in der Buchführung da und kann zu Schätzungen führen.
In jedem Fall müssen Sie bestimmte Unterlagen aufbewahren, unter anderem diverse Anleitungen (Programmier-/Bedienungsanleitung), Protokolle (z. B. über die Einrichtung von Kellner-/Trainingsspeicher, über Änderungen in der Programmierung und Ähnliche), Anweisungen zu Kassenprogrammierung, durch die Kasse erstellten Rechnungen, Tagesendsummenbons mit „Z-Nummer“ bzw. Nullstellungszählers und weiterer Angaben, Ausdrucke im Rahmen des Tagesabschlusses (wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, etc), die im Zusammenhang mit Belegen bzw. dem Tagesendsummenbon stehen.
☑ Regel Nr. 6
Schützen Sie sich vor Datenverlust: drucken Sie regelmäßig Speicherausdrucke aus und fertigen Sie täglich Sicherungskopien auf einem langlebigen (!) Speichermedium an. Und lagern Sie diese an einem sicheren Ort.
So können Sie Tagesumsätze gegenüber der Finanzverwaltung auch nachweisen, wenn Ihre Registrierkasse mal nicht rund läuft oder den Geist aufgibt. Oder externe Faktoren für Trubel sorgen, zum Beispiel Stromausfall, ein (missglücktes) Software-Update oder gar Diebstahl.
Beachten Sie in jedem Fall auch die allgemeinen Regeln aus Teil 3, z. B. die Pflicht zur unmittelbaren Aufklärung von Kassenfehlbeträgen.
☑ Regel Nr. 7
Drucken Sie täglich den Z-Bon (als Tagesabschluss), sowie den Gesamtkassenstreifen aus!
Der Z-Bon enthält Datum und Uhrzeit, eine automatische Nummerierung (fortlaufende Z-Nummer), Name des Unternehmers, die nach Steuersätzen klassifizierten Bruttotageseinnahmen, Stornierungen bzw. Löschhinweise des Tagesspeichers.
Hinweis für Unternehmen mit Laufkundschaft:
Aus Teil 5 wissen Sie schon, dass bei Laufkundschaft normalerweise keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht.
Das gilt jedoch nicht für elektronische Registrierkassen. Die Einzelaufzeichnung ist hier zumutbar, weil die Kasse diesen Part übernimmt. Und somit auch Pflicht. Aber: Bei Laufkundschaft muss der Name des Kunden nicht erfragt werden.
Übrigens, falls Sie mehrere Kassen haben, gilt für jede Kasse die Einzelaufzeichnungspflicht (nicht für den Kassenverbund insgesamt).
☑ Regel Nr. 8
Um die Vollständigkeit der Tagesendsummen belegen zu können, bewahren Sie Journalrollen und Ähnliches auf. Protokollieren Sie ungewöhnliche Vorfälle handschriftlich, wie einen Kassendefekt oder Kassendifferenzen.
☑ Regel Nr. 9
Stornierungen müssen gesondert ausgewiesen werden.
Nehmen Sie also keine Verrechnung vor. Im Übrigen deuten Stornierungen darauf hin, dass alles richtig läuft in der Buchhaltung. Das gilt besonders für Betriebe mit ungelernten Aushilfskräften. Fehlende Stornierungen sind hier eher verdächtig.
Gesetz mit Gültigkeit ab 2020 (Änderungen nicht ausgeschlossen):
Sämtliche Vorgänge im Geschäftsprozess, auch solche, die nicht zu einem Geschäftsvorfall geführt haben („anderer Vorgang“), müssen aufgezeichnet werden.
Also auch solche, die nicht abgeschlossen worden sind, wie z. B. Stornierungen (Sofort-Storno, Nachstorno), Trainingsbuchungen, erstellte Angebote, Entnahmen bzw. Einlagen, durchlaufende Posten und Ähnliches.
☑ Regel Nr. 10
Stellen Sie sicher, dass alle steuerlich relevanten Daten zur Verfügung stehen!
Dazu gehören zum Beispiel
- Stammdaten (Grund- / und Systemeinstellungen)
- Programmierungen der Artikel-, Waren- und Hauptgruppen (inkl. vorgenommenen Änderungen)
- Übersichten über Bedienerprogrammierungen bzw. den dazugehörigen Zugriffsberechtigungen (zum Beispiel in Hinblick auf Stornierungen)
- sämtliche Berichte, wie z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie Erklärungen darüber, wie Ihr System die Berichte erstellt
- Steuersätze und „Modifier“ (die für die Umwandlungen von der ermäßigten Umsatzsteuer von 7 % in die Umsatzsteuer für 19 % gebraucht werden)
- Journalbeschreibung
- Datenbankart (z. B. SQL)
Beachten Sie dazu auch die nächste Regel.
☑ Regel Nr. 11
Gewährleisten Sie, dass Sie aktuelle und historische Daten lückenlos in einer Verfahrensdokumentation speichern.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Zu der Verfahrensdokumentation gehören verschiedene Inhalte, wie z. B.
- Arbeits- und Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitungen, Änderungsprotokolle, Programmabrufe, Ausdruckanweisungen bzw. Anweisungen zum Unterdrücken von Daten, Programmierhinweise)
- Grundeinstellungen und spezielle Anpassungen (Artikel, Warengruppen, Hauptgruppenn, Bediener, Kellner- bzw. Trainingsspeicher)
- Berichtswesens-Dokumentation (Stornos, Warenrücknahmen, Rechnungsnummern, Retouren)
- Dokumentation über die Architektur des Systems (Netzwerk, Einzelkasse)
Die Verfahrensdokumentation besteht normalerweise in der Regel aus
- einer allgemeinen Beschreibung
- einer Anwenderdokumentation
- einer technischen Systemdokumentation und
- einer Betriebsdokumentation.
Stellen Sie sicher, dass für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist nachgewiesen werden kann, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entspricht.
Hinweis: Schon um der Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, ist eine tägliche Sicherung der Daten unbedingt erforderlich!
☑ Regel Nr. 12
Protokollieren Sie den Einsatzort samt Zeitraum für jede einzelne Kasse (auch für mobile Kassen).
Tragen Sie in Ihr Protokoll folgende Daten ein:
- Fabrikat bzw. Typbezeichnung der Kasse
- Seriennummer
- Einsatzzeitraum (von – bis)
- Anzahl der Kassen
- Einsatzort bzw. -orte
☑ Regel Nr. 13
Stellen Sie sicher, dass unerlaubte Zugriffe durch Dritte ausgeschlossen sind.
Dies ist wichtig, um die Unveränderbarkeit von Daten zu gewährleisten.
Legen Sie dazu fest, wer welche Zugriffsmöglichkeiten hat. Dies beinhaltet auch die Vergabe von Rechten: z. B. wer bekommt Administratorrechte? Wer kann Grundprogrammierung bzw. Stammdaten ändern? Wer darf stonieren und wer nur bonieren? Welche Person regelt die Arbeitsabläufe? Wer kontrolliert, ob diese eingehalten werden?
☑ Regel Nr. 14
Lassen Sie keine Manipulationen der Registrierkassen zu.
Das versteht sich natürlich von selber und wurde nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Festgestellte Unregelmäßigkeiten, die nicht aufgeklärt werden können, führen mit Sicherheit zu Steuerstrafverfahren. Die umfangreichen Maßnahmen des besagten Gesetzesentwurf machen deutlich, dass es keinen Platz für Manipulationen geben darf. Und dass diese auch in Zukunft verstärkt geahndet werden.
Info: Registrierkassen-Arten
Es gibt PC-Kassen (bzw. PC-gestützte Kassensysteme) und elektronische Registrierkassen.
Der Unterschied liegt sowohl im Speicher als auch im Betriebssystem.
Elektronische Registrierkasse bzw. PC-Kassen
Diese Arten gibt es:
- Alte Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken (eins für den Bon-Ausdruck, eins für das Journal): Keine digitale Einzelaufzeichnung bzw. kein Datenexport möglich.
- Einfache, etwas weniger alte Registrierkassen mit einem Drucklaufwerk (für Bons): Das elektronische Journal dokumentiert zwar die Kasseneingaben, doch eine langfristige Datenspeicherung ist nicht möglich bzw. wird oftmals nach Abruf des Tagesendsummenbons gelöscht (mangelnde Speicherkapazitäten), kein Datenexport möglich
- Moderne Registrierkasse mit Schnittstelle und einem Drucklaufwerk für Bons: das Journal kann entweder auf einen externen Datenträger übertragen werden oder wird durch eine Übertragungssoftware auf einem angeschlossenem Computer übermittelt
- POS-Kasse (proprietäre, d. h. eingebettete Registrierkasse) mit kasseneigenem Betriebssystem und tägliche Einzelaufzeichnungen aller Geschäftsvorgängen, mit Exportfunktion. Es gibt Modelle, die es zulassen, dass bestimmte Storni nicht aufgezeichnet werden. Der Trainingsspeicher darf grundsätzlich benutzt werden, solange die entsprechenden Umsätze auf den Tagesendsummenbons ausgegeben werden.
- PC-Kassen: diese stützen sich auf PC-Betriebssystemen (z. B. Windows oder Linux) und sind oft mit einem Anschluss an das Warenwirtschaftssystem und entsprechender Hardware (z. B. Scanner-Kasse, Touchscreen) ausgestattet. Für den Betrieb der Kasse gibt es eine eigene Kassensoftware (wenn Hard- und Software von einem Hersteller stammen müssen, spricht man von einem geschlossenen System und von einem offenem System, wenn beide getrennt voneinander erworben werden könnnen). Die Datenmenge hängt von der Festplattengröße ab. Meistens ist es nicht möglich, Daten vollständig auszuwerten bzw. es sind oft keine detaillierten Einzelaufzeichnungen möglich. Manche Kassen verfügen allerdings über ein sogenanntes „Fiskaljournal“, das eine Einzelaufzeichnung in nicht änderbarer Form ermöglicht.
Die ersten beiden Registrierkassenarten sind ein Fall für die Übergangsregeln, d. h. sie dürfen nur bis Ende 2016 eingesetzt werden. Wenn diese bauartbedingt umgerüstet werden können und danach den geltenden Regeln entsprechen, auch über 2016 hinaus. Eins sollten Sie jedoch wissen, falls Sie in absehbarer Zeit geprüft würden: Die Umrüstung wäre allerdings schon nach dem 26. November 2010 angebracht gewesen. Wenn Sie also die Möglichkeit haben, einen Speicheranschluss zu nutzen, tun Sie dies auch. Sonst kann es sein, dass das Finanzamt im Falle einer Prüfung nachhakt.
Registrierkassenart Nr. 3 kann auch danach betrieben werden, sofern diese „GDPdU“-fähig sind bzw. entsprechend der Kassenrichtlinie aufgerüstet werden können.
Wenn Sie also vor der Entscheidung stehen, sich eine Kasse neu anzuschaffen, sollten Sie neben anderen wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekten (z. B. benötigtes Volumen für Warengruppen, Kapazitätsreserven bzw. Systemerweiterungen im Falle des Wachstums Ihres Unternehmens bzw. der Geschäftsvorfälle, Kosten für die Verwaltung, Einrichtung, Schulung und Folgekosten für Updates, Ausfallsicherheit, etc.), eben die besprochenen Aspekte hinsichtlich der Erfüllbarkeit von aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Anforderungen bedenken.
Zusammenfassung
Regeln Registrierkasse
- Beachten Sie die allgemeinen Regeln aus Teil 3!
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierkasse alle erforderlichen Angaben aufzeichnet bzw. technische Anforderungen erfüllt!
- Gewährleisten Sie bei unbaren Geschäftsvorfällen sicher, dass aufgrund von Einzeldaten ein Abgleich von baren und unbaren Zahlungsvorgängen möglich ist.
- Belege, die mit der Registrierkasse erstellt werden müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar ohne Manipulationsmöglichkeit aufbewahrt werden (GDPDU-Schnittstelle).
- Alle Dokumente, die für das Verständnis der Daten notwendig sind – wie Handbücher und Co. – müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
- Schützen Sie sich vor Datenverlust: drucken Sie regelmäßig Speicherausdrucke aus und fertigen Sie Sicherungskopien an, die an einem sicheren Ort gelagert werden.
- Drucken Sie täglich den Z-Bon (als Tagesabschluss), sowie den Gesamtkassenstreifen aus!
- Um die Vollständigkeit der Tagesendsummen belegen zu können, bewahren Sie Journalrollen und Ähnliches auf. Protokollieren Sie ungewöhnliche Vorfälle, wie einen Kassendefekt oder Kassendifferenzen.
- Stornierungen müssen gesondert ausgewiesen werden.
- Stellen Sie sicher, dass alle steuerlich relevanten Daten zur Verfügung stehen!
- Gewährleisten Sie, dass Sie aktuelle und historische Daten lückenlos in einer Verfahrensdokumentation speichern.
- Protokollieren Sie den Einsatzort samt Zeitraum für jede einzelne Kasse (auch für mobile Kassen).
- Stellen Sie sicher, dass unerlaubte Zugriffe durch Dritte ausgeschlossen sind.
- Lassen Sie keine Manipulationen der Registrierkassen zu.
Inhalt
Gewährleisten Sie, dass Sie Ihre Kasse immer rechtskonform einsetzen. Dies betrifft auch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (siehe Teil 4).
Dieses soll von einer Technischen Durchführungs-Verordnung ergänzt werden. Das diese noch nicht verabschiedet wurde – Stand 04. Mai 2017 – stehen die genauen Anforderungen allerdings noch nicht fest. Und genau diese fehlenden Anforderungen führen leider zu einer erheblichen Unsicherheit bei Kassenneuanschaffungen. Es empfiehlt sich, mit dem Hersteller Kontakt aufzunehmen und sich beraten zu lassen. Wenn möglich sollte eine Neuanschaffung so lange verzögert werden, bis die neuen Anforderungen zweifelsfrei feststehen (vorausgesetzt, die bestehende Kasse erfüllt die derzeit geltenden Anforderungen).
Es bleibt Ihnen dann nur die Wahl zwischen dem Erwerb von aktuell rechtskonformen Kassen (die ggf. nach Verabschiedung des neuen Gesetzes falls technisch möglich, aufgerüstet bzw. ersetzt werden müssen). Oder dem Führen einer Ladenkasse, die mit finanziellen Nachteilen (Schätzungen) verbunden sein können.
