Fahrtenbuch nicht anerkannt – Was können Sie tun, um dies zu vermeiden?

Fahrtenbuch nicht anerkannt?

Es könnte so einfach sein: Nach jeder Autofahrt kurz notiert, woher man kommt und wohin man gefahren ist, schnell die sonstigen erforderlichen Angaben eingetragen (z. B. Kilometerstand, Zweck und Geschäftspartner) und schon ist die 1%-Regel hinfällig. Denn die 1%-Regelung ist zwar bekanntlich bequemer (weil mit wesentlich weniger Aufwand verbunden), aber vielfach steuerlich nicht so interessant wie das Führen eines Fahrtenbuchs.

Doch die Realität sieht leider anders aus.

Denn das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an das Fahrtenbuch. Und genau diese hohe Anforderungen sorgen immer wieder für Anlass für Diskussionen, Fragen und Verwirrung (schon im Vorfeld, aber auch gerade in Betriebsprüfungen). Und leider auch dazu, dass ein Fahrtenbuch nicht anerkannt wird – und in Folge Nachzahlungen drohen!

Deswegen erklären wir in diesem Artikel folgende Frage:

Was passiert, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird?

Bevor wir uns der eigentlichen Antwort widmen, ein kleiner Hinweis vorweg:

Fahrtenbuch – Topthema unseres Steuerblogs

Weil das Thema Fahrtenbuch ein heiß diskutiertes Thema ist, haben bereits in zwei ausführlichen Artikeln über das Thema Fahrtenbuch in unserem Steuerblog berichtet, in denen wir viele wertvolle Tipps für Sie bereit halten:

1. Fahrtenbuch – Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen
2. Dienstwagen – Keine Privatnutzung, trotzdem 1%-Regel?

In Artikel 1 beschreiben wir detailliert, welche penible Anforderungen das Fahrtenbuch erfüllen muss. In Artikel 2 klären wir die Frage, was passiert, wenn (vertragliche) Privatnutzung des Dienstwagens vorliegt (oder eben auch nicht).

Doch jetzt zur eigentlichen Frage:

Was ist, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird?

Das passiert leider häufiger, als man denken könnte. Wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, findet die 1%-Regel Anwendung. Und in diesem Fall kann es fast in allen Fällen zu nicht unbedeutenden Nachzahlungen kommen – insbesondere dann, wenn man einen Gebrauchtwagen fährt. Denn zur Berechnung des Privatanteils nach der 1%-Regel wird immer der Bruttoneulistenpreis und nicht der Kaufpreis angesetzt.

Deswegen ist es wirklich zu empfehlen, Steuerreserven zu bilden. Denn wenn Ihr Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, erwischt es Sie zwar kalt, aber wenigstens nicht eiskalt – schließlich haben Sie genau für diesen Fall das Geld zurückgelegt. Schade ums Geld und die investitierte Zeit und Mühe für das Führen des Fahrtenbuchs ist es natürlich trotzdem!

Müssen Sie eine Strafe bezahlen, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird (z. B. aufgrund von Lücken)?

Nein, eine Strafe gibt es nicht. Allerdings können die ggf. entstehenden Nachzahlungen schon Strafe genug sein. Achtung: Dies gilt für das Führen eines Fahrtenbuchs im Zusammenhang mit einem Dienstwagen!

Es gibt jedoch auch den Sachverhalt, dass aufgrund schwerer Verkehrsverstöße das Führen eines Fahrtenbuchs von der Straßenverkehrsbehörde angeordnet werden kann. Liegt in diesem Zusammenhang eine Ordnungswidrigkeit vor (z. B. nicht ordnungsgemäßes Führen eines Fahrtenbuchs oder verspätete Abgabe), dann kann es zu einem Bußgeld von 50 Euro und einem Punkt in Flensburg kommen.

Lohnt es sich denn ein Fahrtenbuch zu führen oder lieber gleich die 1%-Regelung ?

Das kann natürlich nicht pauschal beantwortet werden und muss im Einzelfall geprüft werden (was wir übrigens gerne für Sie übernehmen!). Verschiedene Faktoren müssen in die in die Überlegungen einfließen (z. B. der Umfang der beruflich privat/ veranlassten Fahrten, Bruttoneulistenpreis etc.).

Doch egal, wie der finanzielle Vorteil für Sie ausfallen könnte, eine Frage sollten Sie sich in jedem Fall im Vorfeld stellen: Sind Sie überhaupt bereit für den Aufwand? Sind Sie der Typ dafür? Oder: Ist es Ihnen den Aufwand überhaupt wert? Verstehen Sie uns nicht falsch: Wir wollen Sie keinesfalls entmutigen, ein Fahrtenbuch zu führen. Aber wir wollen Sie sensibilisieren. Denn der Steuerberater-Alltag zeigt: Das Führen eines Fahrtenbuchs (und die Anerkennung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt) ist leider oftmals kein Zuckerschlecken. Wenn Fahrtenbuch, dann richtig!

Was also können Sie konkret tun, um zu vermeiden, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird?

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, ein Fahrtenbuch zu führen, da ist der beste Tipp, den wir geben können: Führen Sie Ihr Fahrtenbuch gewissenhaft nach jeder Fahrt (lesen Sie dazu Artikel Nr. 1)! Führen Sie ein geschlossenes Fahrtenbuch – erhältlich in jedem Geschäft für Bürobedarf – und nehmen Sie es auf keinen Fall auseinander.

Bilden Sie eine Steuerreserve, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden – besonders, wenn Sie Zweifel haben, dass Sie es durchhalten das Fahrtenbuch so penibel zu führen.

Übrigens, Sie können auch ein GPS-gestütztes Fahrtenbuch verwenden (siehe Artikel Fahrtenbuch und Anforderungen).

Aber unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, wünschen wir Ihnen eine gute Fahrt! Vielleicht führt Ihre nächste Fahrt ja zwecks Beratung auch zu dem Steuerberater Ihres Vertrauens – kontaktieren Sie uns 🙂