Kassenbuch Teil 3: So führen Sie das Kassenbuch richtig!
Kassenbuch führen – Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Welche acht allgemeinen Regeln müssen Sie beachten (kassensystem-übergreifend)?
- Mit Extratipps und Zusammenfassung
Aus Teil 1 unserer Kassenbuch-Reihe kennen Sie unsere dringende Empfehlung ein Kassenbuch zu führen (wenn Ihre Kunden bar zahlen). Auch wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind (Achtung, es drohen Nachzahlungen!).
Teil 2 dreht sich um die Frage, ob Sie rein rechtlich kassenbuchpflichtig sind oder nicht. Und in diesem Teil erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch richtig führen – ob Registrierkasse oder offene Ladenkasse.
Möchten Sie ein Kassenbuch führen?
Dann steht es Ihnen frei, sich für ein Kassensystem (elektronische Registrierkasse bzw. offene Ladenkasse) zu entscheiden. Es gibt keine Registrierkassenpflicht*, so wie dies z. B. in Österreich der Fall ist.
Doch unabhängig davon, für welches Kassensystem Sie sich entscheiden: Machen Sie sich unbedingt mit den Regeln einer ordnungsgemäßen Kassen(buch)führung vertraut!
Dazu finden Sie in diesem Teil unserer Kassenbuchreihe die kassenart-übergreifenden Regeln. Und in den Folgeteilen geben wir ihnen die Spezialregeln für Ihr Kassensystem mit an die Hand (diese erscheinen in den nächsten Wochen im Steuerblog).
Denn fest steht, ein Kassenbuch zu führen ist nicht unaufwendig. Aber (leider) notwendig.
Kleines Gedankenexperiment, wenn Ihnen vor dem ganzen Papierkram graut:
Mal angenommen, Sie betreiben einen kleinen schnuckeligen Kiosk (oder irgendein anderes tolles Geschäft). Natürlich betrachten Sie den Verkauf der Waren als eigentliches Kerngeschäft. Und das Führen des Kassenbuchs möglicherweise als unerfreulichen Nebeneffekt (es sei denn, Sie gehören zufällig gerade zu den Menschen, die gerne Belege ordnen und Aufzeichnungen machen).
Machen Sie sich doch mal den Spaß und betrachten das Ganze anders herum. Das Führen des Kassenbuchs ist das eigentliche Kerngeschäft und der Warenverkauf notwendig, um die Bücher mit Zahlen (oder Belegen) zu füllen… Und der Kassensturz am Ende des Tages Ihr persönlicher Erfolg! Und, freuen Sie sich jetzt schon drauf? 😀
Wenn nicht, kommen Sie leider trotzdem nicht drum herum. Zum Glück gibt es jetzt ein paar handfeste Tipps, die Ihnen zumindest die Abwicklung erleichtern:
Kassenbuch führen: Welche allgemeine Regeln müssen Sie beachten?
Bevor wir mit dem Ernst des Lebens, pardon, den ersten Regeln loslegen, wärmen wir uns erst einmal mit einer kleinen Prise Humor auf (das schadet bekanntlich nie):
Goldene Regel, wenn Sie ein Kassenbuch führen: Füttern Sie Ihre Katze nie mit nutzlosen Kassenbuchaufzeichnungen (und erst Recht nicht mit ordnungsgemäßen Aufzeichnungen).
Und warum? Ganz einfach:
☑ Regel Nr. 1
Führen Sie ein Kassenbuch immer ordnungsgemäß, auch wenn Sie dies freiwillig tun (sonst ist alle Mühe für die Katz’).
Denn leider nützen Ihnen die tollsten Aufzeichnungen (z. B. Excel-Tabellen) nichts, wenn diese nicht als ordnungsgemäße Kassenbuchführung anerkannt werden (und Ihr Stubentiger hat sicherlich auch keinen Appetit darauf 🙂 ).
☑ Regel Nr. 2
Erfassen Sie geordnet jeden einzelnen Geldeingang und -ausgang (= Einzelaufzeichnungspflicht der Geschäftsvorfälle).
Alle Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung bzw. Abwicklung nachvollziehen lassen.
Zeichnen Sie die Tageseinnahmen getrennt nach den Steuersätzen (also 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer) auf.
Denn: Ein Kassenbuch – ob in elektronischer oder schriftlicher Form – muss ordnungsgemäß, d. h. nachvollziehbar und nachprüfbar geführt werden. Außerdem müssen die Aufzeichnungen wahrheitsgemäß, klar und fortlaufend geführt werden, sowie vollständig, richtig, zeitgerecht, lückenlos, geordnet und unveränderbar sein.
☑ Regel Nr. 3
Keine Buchung ohne Beleg!
Der Klassiker: Stellen Sie sicher, dass für jede Einnahme und jede Ausgabe Belege vorliegen.
Auch wenn Sie für sich privat Geld aus der Kasse entnehmen, gehört ein Beleg dazu (Eigenbeleg). Gleiches gilt für Einzahlungen an Ihr Bankkonto.
☑ Regel Nr. 4
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen von zehn Jahren!
Schützen Sie sämtliche Daten vor Diebstahl, Verlust, Vernichtung, Unauffindbarkeit oder Veränderungen. Stellen Sie sicher, dass alle Daten jederzeit zugänglich sind. Das gilt selbstverständlich nicht nur für Papierbelege, sondern auch für alle relevanten elektronischen Daten.
☑ Regel Nr. 5
Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein!
Das bedeutet, dass der Inhalt der Kasse jederzeit überprüfbar bzw. mit dem Kassenbericht bzw. Kassenbuch übereinstimmen muss. Bzw. dass Sie die Kasse so führen, dass Sie bzw. ein sachverständiger Dritter jederzeit den Soll- mit dem Ist-Zustand vergleichen kann. Quasi rund um die Uhr (sofern Sie zu nachtschlafenden Zeiten geöffnet haben).
Merke: Die Kassensturzfähigkeit ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsgemäßer Buchführung!
Hohe Kassenbestände, die Nichtberücksichtigung von Wechselgeldbeständen oder das Nichtkennzeichnen von Geldverschiebungen innerhalb mehrerer Geschäftskassen weisen auf eine mangelnde Kassensturzfähigkeit hin.
☑ Regel Nr. 6
Klären Sie Unstimmigkeiten sofort und halten Sie sie fest. Leiten Sie ggf. weitere Schritte ein!
Die Kasse stimmt nicht? Es hat sich Falschgeld oder Nicht-Euro-Geld eingeschlichen? Es gab einen Diebstahl oder eine Unterschlagung? Dann klären Sie dies sofort auf. Und halten Sie diese schriftlich fest. Ziehen Sie Konsequenzen (z. B. Strafanzeigen, Abmahnung oder Kündigung bei Diebstahl oder Unterschlagung). Der Grund: findet eine Betriebsprüfung Jahre später statt und Sie können diese Unstimmigkeiten nicht durch Aufzeichnungen und weiter eingeleitete Schritte belegen, kann es sein, dass die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß anerkannt wird. Mögliche Konsequenzen – Sie ahnen es bestimmt schon: Nachzahlungen.
Haben Sie einen (Flüchtigkeits-)Fehler gemacht? Dann machen Sie den Fehler bitte nicht unkenntlich! Weisen Sie lieber „selbstbewusst“ und vor allem nachvollziehbar auf den Fehler bzw. die Korrektur hin. Ansonsten könnte es nach Vertuschung aussehen und das kommt nicht gut. Davon abgesehen entspricht dies auch nicht der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung. Also Fehlermachen erlaubt – aber nur ordnungsgemäß 🙂
Übrigens, es versteht sich von selber, dass die Kasse nicht kleiner als Null sein kann – weniger als keine Münzen kann man ja nicht in der Kasse haben. 🙂
☑ Regel Nr. 7
Zählen Sie jeden Abend nach getaner Arbeit das Bargeld (tägliche Kassensturzpflicht)!
Und zwar den Gesamtbestand. Also auch das Geld, was nicht in der Kasse aufbewahrt wird, sondern z. B. in einem Tresor oder einem separatem Portemonnaie.
Unterschreiben Sie den täglichen Zählnachweis mit Datum und Uhrzeit. So können Sie nachweisen, dass Sie die Zählung erst nach Geschäftsschluss vorgenommen haben. Ein Zählprotokoll, d. h. die Aufstellung der genauen Stückzahl der Münzen und Scheinen, ist nach einem neuem Urteil des Bundesfinanzhofs nicht notwendig.
Und führen Sie selber das Kassenbuch (bzw. lassen Sie das Kassenbuch durch einen verantwortungsbewussten internen bzw. anwesenden Mitarbeiter führen). Denn nur so ist die tägliche Kassensturzpflicht erfüllt.
Die Kassenbuchführung an externe Dienstleister auszulagern ist keine gute Idee. Belege sammeln und einmal wöchentlich/ monatlich buchen lassen und dann ins Kassenbuch eintragen lassen, geht also nicht. Das würde einem schwerwiegenden Mangel entsprechen. Und der kann teuer werden.
☑ Regel Nr. 8
Vermischen Sie keine betrieblichen mit privaten Konten.
Denn die Kassenbuchführung wäre auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn Sie z. B. erst beim Jahresabschluss Belege über Ihr Privatkonto nachbuchen lassen würden. Ob Ähnliches auch für Betriebsausgaben gilt, ist derzeit in der Rechtsprechung nicht endgültig geklärt.
Extratipps:
Arbeiten in Ihrem Unternehmen mehrere Personen mit der Kasse? Dann ist es sinnvoll, Arbeitsanweisungen schriftlich festzuhalten. Regeln Sie z. B., wer die mit der Kassenbuchführung verantwortlichen Personen sind, zu welchem Zeitpunkt Bestandsaufnahmen bzw. Auswertungen durchzuführen sind, an welche Personen die Kasse übergeben werden darf, wie zu verfahren ist, wenn Falschgeld oder fremdländische Münzen auftauchen, an welchem Ort das Bargeld aufbewahrt wird, wie mit Schecks verfahren werden soll, etc.
Müssen Ihre Angestellten für Fehlbeträge persönlich aufkommen? Dann können Sie ihnen 16 Euro steuerfreies „Mankogeld“ pauschal im Monat auszahlen.
Unsere Regeln finden Sie weiter unten nochmal knapp zusammengefasst.
Übrigens, Teil 4 (Ladenkasse) und Teil 5 (Registrierkasse) erscheinen demnächst im Steuerblog.
Zusammenfassung Allgemeine Kassenbuch-Regeln
Die Kassenbuchführung muss ohne Ausnahme stets ordnungsgemäß über die Bühne gehen. Dabei ist besonders die Kassensturzfähigkeit hervorzuheben: Die Kasse muss jederzeit mit den Kassenberichten übereinstimmen. Das bedeutet, dass jeder Vorfall mit Beleg einzeln zeitnah aufgezeichnet werden muss (auch Unstimmigkeiten), und die Kasse täglich einer Inventur unterzogen werden muss (durch interne Personen). Ein Zählprotokoll (d. h. eine genaue Aufstellung über die Anzahl der einzelnen Münzen ist rechtlich nicht notwendig, allerdings ggf. für das Zählen hilfreich).
Die Regeln im Einzelnen:
- ☑ Führen Sie ein Kassenbuch immer ordnungsgemäß, auch wenn Sie dies freiwillig tun.
- ☑ Erfassen Sie geordnet jeden einzelnen Geldeingang und -ausgang (= Einzelaufzeichnungspflicht der Geschäftsvorfälle).
- ☑ Keine Buchung ohne Beleg.
- ☑ Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen von zehn Jahren!
- ☑ Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
- ☑ Klären Sie Unstimmigkeiten sofort und halten Sie sie fest. Leiten Sie ggf. weitere Schritte ein.
- ☑ Zählen Sie jeden Abend nach getaner Arbeit das Bargeld (tägliche Kassensturzpflicht).
- ☑ Vermischen Sie keine betrieblichen mit privaten Konten.
Halten Sie Arbeitsanweisungen schriftlich fest. Erwägen Sie ggf. Manko-Geld zu zahlen.
