Kassenmeldepflicht: Haben Sie Ihre (Registrier-)Kasse schon gemeldet?
Kassenmeldepflicht – Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Haben Sie Ihre elektronische (Registrier-)Kasse schon gemeldet?
- Wenn nicht, besteht Handlungsbedarf.
Man sagt, Eigentum verpflichtet. Und das trifft tatsächlich auch auf Registrierkassen zu: denn seit Anfang dieses Jahres 2025 ist es nun Pflicht, die Kasse dem zuständigen Finanzamt zu melden. Und Sie ahnen es vielleicht schon: Das betrifft nicht nur neue elektronische Kassen, sondern grundsätzlich alle elektronischen Kassen bzw. ebenso andere elektronische Kassensysteme (wie Waagen mit Kassenfunktion etc.).
Eigentlich sollten elektronische Kassensysteme bereits ab 2020 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Der Haken: es stand schlicht kein Meldesystem zur Verfügung, weder digital noch auf dem Papier. Und wo kein Verfahren, da keine Meldung. Dies ist jetzt anders – aufgeschoben ist eben nicht aufgehoben.
Doch was bedeutet das für Sie konkret? Welche Schritte sind notwendig?
Kassenmeldepflicht: Mitteilung von Kassen(-systemen) – Darum geht es
Seit dem 1. Januar 2025 steht das Meldeverfahren zur Verfügung. Sie haben bis zum 31. Juli 2025 Zeit, Ihre vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Registrierkasse (oder andere elektronische Aufzeichnungssysteme) zu melden.
Neuere Kassen sind selbstverständlich nicht aus dem Schneider. Wenn Sie nach dem 1. Juli 2025 ein solches elektronisches System anschaffen, sind Sie verpflichtet, dieses innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
Beides gilt auch für geleaste oder gemietet elektronische Aufzeichnungssysteme.
Ausnahmen von der Mitteilungspflicht gibt es nur bei Taxametern ohne technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
Außerbetriebnahme Kasse
Wenn Sie Ihre Kasse außer Betrieb nehmen, muss auch hier eine Meldung erfolgen. Bitte beachten Sie, dass zuvor die Anschaffung auch mitgeteilt werden musste.
Hier gibt es allerdings eine kleine Erleichterung: Für Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig aus dem Betrieb genommen werden, muss die Abmeldung nur dann erfolgen, wenn Sie die Anschaffung bereits zu diesem Zeitpunkt gemeldet haben.
Kassenmeldung: Wie läuft die Meldung konkret ab?
Die Kassenmeldung kann in der Regel online über das Elster-Portal erfolgen. Es müssen folgende Daten bereitgehalten werden:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Weitere persönliche Angaben des Steuerpflichtigen (z. B. Geburtstag, Adresse)
- Art des elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. Elektronische Registrierkasse, Tablett- oder App-Kassensystem, PC-Kassensystem, Taxameter, Wegstreckenzähler) sowie Seriennummer
- Hersteller und Modell
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Seriennummer der Registrierkasse
- Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
- Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
Beratungshinweis Kassenmeldepflicht
Wenn Sie Ihre Kasse noch nicht gemeldet haben, sollten Sie dies umgehend bzw. so schnell wie möglich nachholen. Unsere Mandanten unterstützen wir dabei gerne.
Prüfen Sie zunächst, ob der Hersteller Ihres Kassensystems Ihnen die abzufragenden Daten möglicherweise als Download zur Verfügung stellt (was eher bei Software- oder Applösungen der Fall sein dürfte).
Es empfiehlt sich, eine Dokumentation über alle Meldungen und Änderungen zu führen. Dies ist im Prüfungsfall hilfreich (besonders, wenn Sie mehrere Geräte besitzen).
Und last, but not least – wenn auch unabhängig von der Kassenmeldungspflicht – abschließend noch eine kompakte Übersicht, über die wichtigsten Anforderungen zu Registrierkassen bzw. der Kassenbuchführung allgemein:
Anforderungen an Registrierkassen im deutschen Recht sowie weiteren Infos zur Kassenbuchführung
Prüfen Sie zudem, ob Ihre Kassenbuchführung den steuerlichen Vorschriften bzw. der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung entspricht:
1. Grundsätzliche Anforderungen
Die Kassenbuchführung muss stets vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgen. Stellen Sie sicher, dass Einnahmen bzw. Entnahmen lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden. Sie wissen ja: keine Buchung ohne Beleg. Außerdem ist eine Verfahrensdokumentation (also die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozess) das A & O einer jeden Kassenbuchführung.
2. Technische Anforderungen
Ihre Kasse muss so programmiert sein, dass Daten manipulationssicher gespeichert werden. Und daher über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die Anforderungen an die Sicherheit und Unveränderbarkeit der Daten sind in der Technischen Richtlinie TR-03153 festgelegt.
3. Aufbewahrungspflichten
Bewahren Sie die Daten Ihrer Registrierkasse zehn Jahre auf (dies gilt auch für papiergebundene Aufzeichnungssysteme). Das betrifft auch alle Dokumente, die für das Verständnis der Daten notwendig sind – wie Handbücher und Co. Stellen Sie sicher, dass die Kassenaufzeichnungen für den Fall einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau für das Finanzamt jederzeit zugänglich sind.
4. Belegausgabepflicht
Jeder Kunde hat das Recht, einen Beleg über die Transaktion zu erhalten, der die wichtigsten Informationen wie Datum, Betrag und Art der Ware oder Dienstleistung enthält.
5. Kassensturzpflicht
Sie sind verpflichtet, am Ende eines Geschäftstags einen Kassensturz durchzuführen. Die tatsächlichen Bargeldbestände müssen mit den in der Kasse erfassten Einnahmen übereinstimmen. Dokumentieren Sie unbedingt stets den Kassensturz, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden (siehe nächster Punkt). Zudem muss die Kasse auch jederzeit kassensturzfähig sein.
6. Sanktionen bei Nichteinhaltung vorbeugen
Beugen Sie hohen Nachzahlungen vor, in dem Sie die Anforderungen einhalten. Im Prüfungsfall drohen ansonsten ggf. zudem auch Bußgelder (oder in schwerwiegenden Fällen gar strafrechtliche Konsequenzen).
7. Weitere allgemeine Empfehlungen zur Kassenbuchführung
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Registrierkasse sowie den gesetzlichen Vorgaben. Legen Sie darüber hinaus auch fest, was im Falle einer Kassennachschau – d. h. einer unangekündigten Überprüfung der Finanzbehörden – zu tun ist. Halten Sie Arbeitsanweisungen möglichst fest.
Klären Sie Unstimmigkeiten sofort und halten Sie sie fest – ob nun die Kasse nicht stimmt, Falschgeld auftaucht, es Diebstahl oder Unterschlagungen gab. Leiten Sie ggf. weitere Schritte ein, (z. B. Strafanzeigen, Abmahnung oder Kündigung bei Diebstahl oder Unterschlagung) – auch um auf der sicheren Seite zu sein.
Vermischen Sie keine betrieblichen mit privaten Konten.
Schützen Sie sich vor Datenverlust: drucken Sie regelmäßig Speicherausdrucke aus und fertigen Sie täglich Sicherungskopien auf einem langlebigen (!) Speichermedium an. Und lagern Sie diese an einem sicheren Ort.
Stellen Sie sicher, dass unerlaubte Zugriffe durch Dritte ausgeschlossen sind.
Weitere Informationen können Sie auch auf der Seite des Bundesfinanzministeriums entnehmen.
