Checkliste Bewirtungsbeleg – Darauf kommt es an
Ein Geschäftsessen kann eine gute Gelegenheit sein, um in lockerer Atmosphäre Geschäftskontakte weiter zu vertiefen oder geschäftliche Angelegenheiten auf angenehme Weise zu besprechen. Was liegt also näher, als Ihre Geschäftspartner zum Essen einzuladen? Und was spricht dagegen, dieses Geschäftsessen anschließend „von der Steuer abzusetzen“?
Über Bewirtungskosten und Co. haben wir schon in der Vergangenheit in unserem Steuerfachblog ausführlich berichtet. Für den schnellen Überblick haben wir nun eine kleine Checkliste über den Bewirtungsbeleg für Sie zusammen gestellt:
Checkliste Bewirtungsbeleg
Wer stellt den Bewirtungsbeleg aus?
- Der Bewirtungsbeleg wird maschinell durch den Gaststätteninhaber ausgestellt.
Welche Formalitäten muss der Bewirtungsbeleg erfüllen?
- Es muss sich um eine maschinelle Rechnung handeln, die alle relevanten Angaben (siehe unten) beinhaltet.
- Eine Kreditkartenabrechnung reicht nicht aus.
- Ein Eigenbeleg ohne Bewirtungsbeleg vom Gastwirt wird steuerlich ebenfalls nicht anerkannt.
Welche Angaben muss der Bewirtungsbeleg aufweisen? Welche Angaben müssen Sie selber machen?
- Ort des Geschäftsessens (Name der Gaststätte + Anschrift)
- Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Wirtes
- Datum der Bewirtung
- Speisen einzeln aufgelistet
- Gesamtbetrag
- Name der Teilnehmer – von Ihnen
- Anlass der Bewirtung – von Ihnen
- Ab einem Betrag von mehr als 250 € (ab 01.01.2017, davor 150 €): Name des Bewirtenden (also der Name des Gastgebers) sowie Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (vom Wirt ausgefüllt, nicht von Ihnen).
Wie handhaben Sie eine größere Personenanzahl (z. B. Betriebsbesichtigung)?
- Es genügt die Nennung der Anzahl sowie eine Sammelbezeichnung für die Personengruppe.
Wie müssen die schriftlichen Angaben von Ihnen gemacht werden?
- Entweder schriftlich auf dem Bewirtungsbeleg oder
- getrennt auf einem gesonderten Blatt. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall Bewirtungsbeleg und Anlagenblatt zusammenfügen müssen (durch Kleben oder Tackern). Sie können unsere Mustervorlage nutzen (diese finden Sie als Anlage in unserer Checkliste als PDF-Datei).
Was müssen Sie ggf. bei der Planung der Einladung beachten?
- Bewirtungskosten müssen branchenüblich bleiben.
- Kein Missverhältnis der im Vordergrund stehenden Speise und Getränke zu anderen Leistungen (wie z. B. Varieté)!
Was müssen Sie bei den Bewirtungsbelegen außerdem beachten?
- Immer vollständige Angaben machen.
- Klar erkennbarer Anlass der Bewirtung! Vermeiden Sie vage Angaben wie „Infogespräch“! Geeigneter ist z. B. „Erstellung Werbekonzept“.
- Angaben müssen zeitnah erfolgen: Die Namensangabe darf vom Rechnungsaussteller allerdings nachgeholt werden.
- Wir empfehlen alle Bewirtungsbelege zu unterschreiben.
- Trinkgelder, die nicht maschinell ausgewiesen sind, auf einer Anlage zum Bewirtungsbeleg vermerken. Eine Vorsteuererstattung ist nicht möglich.
Weiterführende Informationen zur Bewirtung und Bewirtungskosten:
- Wie setzen Sie Bewirtungsaufwendungen korrekt ab?
- Checkliste Bewirtungsbeleg mit Mustervorlage zum Bewirtungsbeleg als PDF-Datei
- Bewirtungskosten – Gastgebername ist auszuweisen
Muster für einen Bewirtungsbeleg:
