Elektronische Kassen und Sicherheitseinrichtung: neue Frist in einigen Bundesländern

Anmerkung vorweg: seit wir diesen Artikel veröffentlicht haben, hat sich eine ganze Menge getan. Deswegen ergänzen wir diesen Artikel mit Stand zum 03. September 2020.

Wir befinden uns im Jahre 2020. In (fast) ganz Deutschland haben Registrierkassenbesitzer 6 Monate länger Zeit, Ihre Kassen mit Sicherheitsmodulen nachrüsten zu lassen. In ganz Deutschland? Nein! Ein von unbeugsamen Registrierkassen wimmelndes Bundesland hört nicht auf, dem Ansinnen der übrigen Bundesländer, die Ursprungsfrist zu verschieben, Widerstand zu leisten. Und das Leben ist nicht leicht für die Registrierkassenbesitzer aus Bremen…“

Zugegeben, vielleicht haben wir uns bei dieser Einleitung ein wenig zu sehr von dem berühmt berüchtigten Intro zu Asterix und Obelix inspirieren lassen. Aber sehen Sie uns dies nach. Es ist nicht immer ganz einfach, einen Hauch von Lockerheit in so ernste Themen wie Steuern und damit angrenzende Themengebiete zu bringen. Da bieten sich „unbeugsame Registrierkassen“ als Einstieg in diesen Artikel geradezu an.

Nichtbeanstandungsregelung endet am 30. September 2020 – doch es gibt Neuigkeiten

Gute Neuigkeiten für Kassenbesitzer in fast allen Bundesländern bis auf Bremen: Sie haben ganze sechs Monate mehr Zeit, Ihre Kasse mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachrüsten zu lassen – natürlich unter bestimmten Bedingungen, die durchaus von Bundesland zu Bundesland variieren können.

Aber von Anfang an:

Am 30. September 2020 ist es soweit: dann endet die offizielle Nichtbeanstandungsregelung für die Aufrüstung der Kassensysteme. Das bedeutet für Sie als Registrierkasseninhaberin bzw. -inhaber: Ihre Kasse muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein.

Nun haben die besagten Bundesländer eine neue Frist angesetzt. Beziehungsweise eine eigene Nichtbeanstandungsregelung zur Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme mit einer TSE geschaffen. Der 31. März 2021 ist nun der Termin, den Sie im Blick haben müssen. Aber Achtung: tätig müssen Sie jedoch schon vorher werden!

Unter welchen Bedingungen ist für Sie der neue Termin – der 31. März 2021 – für die TSE relevant?

Der neue Termin ist dann für Sie von Bedeutung, wenn Sie alle Bedingungen erfüllen:

1. In Ihrem Bundesland gilt die verlängerte Nichtbeanstandungsregelung.
2. Sie können nachweisen, dass Sie für alle Ihre Kassen die Sicherheitseinrichtung TSE bei einem Kassenhersteller bzw. Kassenhändler bestellt haben. In manchen Bundesländern darüber hinaus den Einbau in Auftrag gegeben haben – und zwar verbindlich.
3. Sie haben eine cloudbasierte technische Sicherheitseinrichtung für Ihre Kasse im Visier und können auch hier belegen, dass diese noch nicht zur Verfügung steht.

Warum gibt es diese Härtefallregelung in den genannten Bundesländern?

Derzeit gibt es coronabedingte Schwierigkeiten die technische Sicherheitseinrichtung umzusetzen.

Außerdem sind derzeit weiterhin keine cloudbasierte TSE-Lösungen verfügbar. Hier konnten bisher noch keine Zertifizierungsverfahren abgeschlossen werden. Es steht somit zu erwarten, dass der Stichtag 30. September 2020 nicht eingehalten werden kann, wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entschieden haben.

Worum bitten die Bundesländer bei Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen in diesem Zusammenhang?

Wie schon bisher gilt, dass technisch notwendige Anpassungen bzw. die Aufrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme, sobald dies technisch realisierbar ist, auch umgehend umgesetzt werden muss.
Es soll allerdings nicht beanstandet werden, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem mangels technischer Realisierbarkeit bis zum Stichtag – den 31. März 2021 – noch keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügt, wenn Sie

• durch entsprechende Unterlagen (wie beispielsweise Bestellnachweise) nachweisen können, dass Sie die Aufrüstung bis spätestens 30. September 2020 bei einem Kassenhersteller oder bzw. geeigneten Dienstleister in Auftrag gegeben haben,
• wenn Sie, sofern Sie eine cloudbasierte Lösung hinsichtlich der TSE einzusetzen gedenken, durch entsprechende Unterlagen seitens des Kassenherstellers oder eines geeigneten Dienstleisters belegen können, dass die Cloud-Lösung nicht verfügbar ist (wie beispielsweise Zertifizierungsanträge, Mitteilungen BSI).

Zusammenfassung und Beratungshinweis von JASPER STEUERBERATUNG

Bis zum 30. September 2020 haben Sie Zeit, Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüsten zu lassen. Es gilt: sobald dies technisch machbar ist, sind Sie dazu verpflichtet (auch wenn die Frist noch in weiter Ferne sein sollte)!

In fast allen Bundesländern außer Bremen verschiebt sich diese Frist. Hier haben Sie bis längstens 31. März 2021 Zeit, die Aufrüstung vornehmen zu lassen, sofern Sie die im Text genannten Bedingungen erfüllen, die von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein können, mindestens jedoch einen Nachweis verlangen, dass die Bestellung der technischen Sicherheitseinrichtung in Auftrag gegeben wurde.

Dokumentieren Sie auf jeden Fall Ihre Bemühungen, Ihre elektronische Registrierkasse (bzw. ein anderes elektronisches Aufzeichnungssystem) mit einer TSE aufrüsten zu lassen (z. B. durch Aufbewahrung des Schriftverkehrs). Sofern Sie noch keine Schritte in der Richtung unternommen haben, werden Sie spätestens jetzt aktiv. Denn auch wenn sich die Frist – zumindest in den meisten Bundesländern – verschiebt, setzt diese zwingend voraus, dass Sie vorher tätig geworden sind (in Form der genannten Nachweise). Lassen Sie die Frist also nicht ungenutzt verstreichen, wenn Sie Nachzahlungen vermeiden wollen.